訓告とは｜訓告処分の内容や各種処分との違い
訓告処分とは
訓告処分とは、会社が、会社の秩序を乱す規律違反を行った労働者に対し、口頭または文書で注意するという内容の処分であり、懲戒処分の一種です。
就業規則に訓告処分を規定している多くの会社で、最も軽い懲戒処分として位置づけられています。
一般的には、懲戒処分ではない注意・指導を繰り返してもなお改善せず、労働者が問題行為を繰り返す場合などに、懲戒処分としての訓告処分を行うということが考えられます。
会社によっては、口頭または文書での厳重注意に加え、訓告処分の対象となった労働者に対し、始末書等の提出を求める規定をしていることもあります。
始末書とは、問題が起きた経緯等を報告する顛末書や報告書とは異なり、労働者が会社の秩序を乱す規律違反を行ったことを謝罪し、反省の意を表す文書のことです。
訓告処分の具体的な内容については、会社の就業規則のうち、訓告に関する規定を確認する必要があります。
始末書については詳しくはこちらをご覧ください。
訓戒、戒告、譴責、厳重注意等との違いは？
会社が規定している懲戒処分のうち、最も軽いものとして、訓告ではなく、訓戒、戒告（かいこく）、譴責（けんせき）、厳重注意といった処分が定められている場合があります。
これらは結論から言って、単に名称の違いであることが多く、内容に大差はないと考えられます。
戒告とは、口頭注意や文書による注意の上、始末書の提出を求めない処分、譴責（けんせき）とは、口頭注意や文書による注意の上、始末書の提出を求める処分と説明されることもありますが、定義が厳密に決まっているわけではなく、戒告であっても始末書等の提出を求める規定を置いている会社もあり得ます。
また、会社によっては、会社が行うことのできる懲戒処分の種類に、「訓告」「戒告」の双方を定め、「訓告」を「戒告」よりも軽い懲戒処分と位置付けていることもあります。
これらは、すべて就業規則にどのように規定されているかにかかっていますので、訓告処分を検討する際には、就業規則を確認することが必要です。
公務員の訓告処分について
上記のとおり、多くの会社では、最も軽い懲戒処分として位置づけられることの多い訓告処分ですが、公務員の場合には、最も軽い懲戒処分として「戒告」が法律で定められており、「訓告」は懲戒処分ではありません。
公務員に対する訓告処分は、戒告処分に至らない程度の軽微な義務違反行為に対して行われる懲戒処分より軽い処分であるということになります。
参考
国家公務員法第82条1項
職員が、次の各号のいずれかに該当する場合においては、これに対し懲戒処分として、免職、停職、減給又は戒告の処分をすることができる。
引用元：国家公務員法｜電子政府の窓口
地方公務員法第29条1項
職員が次の各号の一に該当する場合においては、これに対し懲戒処分として戒告、減給、停職又は免職の処分をすることができる。
引用元：地方公務員法｜電子政府の窓口
このように、会社において訓告処分は、懲戒処分の一種であるのに対し、公務員では懲戒処分に至らない程度の問題行為に対する処分であり、会社員と公務員とでは、訓告処分の意味が異なりますので、注意が必要です。
ここまでのポイント- 訓告処分とは、労働者に対し、口頭または文書による注意を行う処分であり、多くの会社においては、もっとも軽い懲戒処分である
- 一方、公務員にとっては、訓告処分は懲戒処分ではない
- 会社において、訓告処分ができるか、どのような内容の処分か、どのような場合に訓告処分となるかについては、就業規則を確認する必要がある
その他、懲戒処分との違い
そもそも、懲戒処分とは、労働者が会社の秩序を乱す規律違反を行った場合に制裁として行われる処分のことをいいます。
懲戒処分は、あらかじめ雇用契約書や就業規則に、会社が行うことのできる懲戒処分の種別を定め、どのような場合に懲戒処分となるかを具体的に明示しておかなければ、行うことができません。
そして、懲戒処分を行う際には、問題となっている労働者の規律違反行為の重さに応じた処分を選択する必要があります。
問題行為の重さに比べて、過度に重い処分を行ってしまうと、無効と判断されてしまう可能性があります。
労働契約法第15条
使用者が労働者を懲戒することができる場合において、当該懲戒が、当該懲戒に係る労働者の行為の性質及び態様その他の事情に照らして、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、当該懲戒は、無効とする。
引用元：労働契約法｜電子政府の窓口
会社が就業規則に規定している懲戒処分の典型例として、軽い方から以下のようなものがあります。
| 処分の名称 | 内容 |
|---|---|
| 訓告、訓戒、戒告、譴責、厳重注意 | 上記のとおり、口頭または文書による注意を行う処分。 会社によっては、始末書等の提出を求める規定をしていることもある。 |
| 減給 | 労働者が本来受け取ることのできる賃金から一部を差し引く処分。 差し引くことのできる額は労基法の制限がある：1回の事案（1つの非違行為）で差し引く額が平均賃金の1日分の半分を超えてはならず、差し引く額の総額が1賃金支払期における賃金の総額の10分の1を超えてはならない（平均賃金とは、これを算定すべき事情が発生した日以前の3か月間に労働者に対し支払われた賃金の総額をその期間の総日数（暦の日数）で割った金額をいいます。） |
| 出勤停止 | 労働契約を維持したまま、労働者の就労を禁止する処分。 出勤停止期間中は、賃金を支払うべき労働というものがないため、出勤停止期間については賃金を支払う必要はない。 労働が禁止されず、賃金の一部が差し引かれる減給処分よりも、重い処分といえる。 |
| 降格 | 役職や職能資格を引き下げる処分。 職能資格が引き下げられる結果、基本給が下がることにつながる。 |
| 諭旨解雇 | 労働者に懲戒解雇に相当する事情がある場合に、それまでの労働者の功績や反省の程度などに鑑み、温情措置として、労働者に退職届の提出を求め、退職届を提出させたうえで、労働契約を解約するという処分をいう。 |
| 懲戒解雇 | 非違行為に対する制裁として行われる解雇のこと。 労働者を失職させるものであり、懲戒解雇の場合、退職金規程において、退職金不支給または一部不支給としている会社も多いことから、労働者にとって不利益が大きく、懲戒処分の中では、最も重い処分と位置付けられる。 |
どのような場合に訓告処分となるか
訓告処分となる可能性がある行為には、遅刻や欠勤、早退などといった勤怠不良や、セクハラ・パワハラ等のハラスメント行為、業務命令に背く行為、就業規則違反の行為等があります。
訓告処分になると昇給や賞与に影響も
訓告処分を受けた場合、人事考課の査定上不利に取り扱われることがあり、昇給や賞与などに影響が出る可能性があります。
また、一般的に、訓告処分を受けたことそのものが、退職金の不支給や減額の事由にはなりませんが、訓告処分を受けたことにより昇給などが遅れることで、結果的に退職金の額に影響するということはあり得ます。
訓告処分を行う際の手順
訓告処分は、以下の流れで実施を検討されると良いでしょう。
1. 問題行為の調査
労働者に対して、訓告処分を行いたいと考えた場合、まずは、その理由となる問題行為について、十分に調査し、証拠の収集を行う必要があります。
調査や証拠の収集が十分でないと、訓告処分をした後、労働者から訓告処分が無効であると争われた場合に、訓告処分の理由となった問題行為の事実が証明できず、訓告処分が無効であると判断されてしまう可能性があります。
たとえば、勤怠不良の場合には、タイムカードなどが証拠となり得ます。
また、セクハラ・パワハラなどの場合には、被害者や周辺の者への聞取り調査などが必要となるでしょう。
聞き取り調査を行った場合には、聞き取った内容を書面にしたうえ、聞き取り対象者から署名捺印をもらっておくとよいでしょう。
なお、当事務所では、事情聴取のための雛形をホームページ上に公開しており、無料で閲覧やダウンロードが可能です。
懲戒処分等をご検討されている方はぜひご活用ください。
2. 就業規則を確認し、訓告事由に該当するかを検討する
訓告処分を行うためには、就業規則上に、懲戒処分として訓告処分ができる旨が、あらかじめ規定されていなければなりません。
したがって、まずは、就業規則に訓告処分を行うことができるという規定が存在するか確認する必要があります。
そのような規定がない場合には、訓告処分を行うことはできませんから別の処分を行うかどうかを検討しなければならないということになります。
訓告処分を行うことができるという規定があることを確認した上で、次に、今回の問題行為が就業規則に記載されている「訓告を行うことができる事由」に該当するかどうかを検討します。
そして、①で行った調査や証拠をもとに、問題行為が、就業規則記載の「訓告を行うことができる事由」に該当すると判断した場合には、次の手続に進むことになります。
3. 懲戒処分を行う際の手続について確認する
就業規則や労働協約において、懲戒処分を行う際の手続について定められていないかを確認しておく必要があります。
たとえば、就業規則において、懲戒処分を行う場合には懲戒委員会（賞罰委員会、懲罰委員会）を開いて審議すると規定されていることがあります。
また、労働組合がある会社では、労働協約で、懲戒処分を行う場合には事前に労働組合と協議することが定められていることがあります。
上記のような規定がある場合、その規定に従って適切に手続を行わないと、訓告処分が無効となってしまう可能性があります。
4. 弁明の機会の付与
訓告処分に先立って、労働者に弁明の機会を与える必要があります。
「弁明の機会を与える」とは、労働者本人の言い分を聞く機会を設けるということです。
これを行わなかった場合、訓告処分が無効と判断される可能性がありますので、適切に行っておく必要があります。
具体的な方法としては、一定の期間内に言い分を提出するよう求める書面を交付することが考えられます。
これにより、弁明の機会を付与したことを証拠に残すことができます。
なお、弁明の機会を与えることで足りますので、実際に労働者本人が言い分を出さなかったとしても、有効な訓告処分をすることは可能です。
5. 訓告処分が相当かを検討する
労働者の言い分を踏まえて、最終的に訓告処分をすることが法的に問題ないかを検討します。
ここで、特に注意して検討すべきなのは、以下の点です。
特に、労働者がそのような事実を否定している場合には、慎重な検討が必要です。
懲戒処分は、上記でもご説明した通り、問題行為の重大性と均衡のとれた処分である必要があります。
たとえば、口頭注意・指導でとどめるべきであるような軽微な問題行為である場合に、訓告処分をすれば、重すぎる処分として、無効と判断される可能性があります。
もっとも、口頭注意・指導を繰り返し行ってもなお、同様の問題行為を繰り返すような場合には、訓告処分とすることが妥当であるといえる可能性もあります。
また、会社における過去の処分事例と比較してみることも重要です。
たとえば、過去に他の労働者の同様の問題行為につき、懲戒処分までは行っていなかったにもかかわらず、今回問題となっている行為については訓告処分を行うとすると、公平性に欠け、相当でない処分として無効と判断される可能性があります。
したがって、過去の事例と比べて、今回が過度に重い処分となっていないか確認しておく必要があります。
6. 訓告書を交付する
上記の検討を終えてもなお、労働者の行為が訓告処分に該当する行為であると判断し、訓告処分を行う場合には、訓告書を作成し、労働者に交付することとなります。
訓告書には、以下の内容を記載します。
- 訓告処分を行うこと（懲戒処分の種別を特定）
- 問題となっている行為の具体的内容
- 問題となっている行為が、就業規則上どの条項に該当する行為であるか
- 始末書の提出を求める場合はその旨及び提出期限
（就業規則上、「訓告」の内容が文書による注意に加え、始末書の提出を含んでいる場合のみ。就業規則上どの条項を根拠としているかを記載するようにしましょう。）
問題となる行為の具体的内容に関しては、調査の結果、証拠に基づいて裏付けられた事実を記載するようにし、行為を具体的に特定するようにします。
訓告書の書式・雛形
下図は、訓告書のサンプルとなります。ぜひ参考にされてみてください。
このサンプルでは、下部に被懲戒者の署名押印欄を設けています。
署名してもらうことで、受領証の役割を持たせています。
また、このような記載があると、後々裁判等になった際に、会社は適切に弁明の機会を与えていたということを主張立証しやすいと考えます。
その他処分に関するサンプルはこちらをご覧ください。
訓告処分をする時の注意点
訓告書交付時の注意点
思わぬトラブルを避けるため、訓告書を労働者に交付する際には、訓告書に記載された事実を述べ、訓告処分を告げるにとどめ、性格を非難するなどといった主観的な評価を伝えるのは避けるようにしましょう。
社内での公表について
訓告処分を行った場合、それを社内で公表するかどうかについて検討する必要があります。
懲戒処分を行った場合に、それを公表するメリットとしては、どのような行為が企業秩序違反として問題となるかを社内に共有することができる点があります。
また、会社が問題行為に対して適切に対処することを示すことにもなり、企業秩序を維持することにつながります。
一方で、公表の仕方を誤ると、処分の対象となった労働者から名誉毀損であるとして損害賠償請求をされるなどのトラブルに発展しかねません。
したがって、そのようなトラブルに発展しないようにするため、公表を行う場合には以下のような点に注意をする必要があります。
①証拠の裏付けのある事実のみを公表すること
②企業秩序を維持するという目的のために必要な範囲での公表とすること
処分の内容（懲戒処分の種別）やその処分の理由となった事実の概要については、企業秩序を維持する目的のために必要な範囲であるといえるでしょう。
一方で、処分の対象となった労働者の氏名や、事案の詳細な内容を公表することは、企業秩序を守る目的を逸脱し、上記のようなトラブルの原因となり得ますので避けるべきです。
また、セクハラ・パワハラ事案など、被害者のいる事案の場合には、被害者のプライバシーにも配慮する必要があるでしょう。
③社内でのみの公表とすること
始末書を提出しない場合の対応
上記のとおり、訓告処分の内容が、就業規則上、口頭または文書による注意に加えて、始末書を提出することになっている場合には、訓告書に始末書の提出を求める旨の記載と、提出期限についての記載をし、労働者に始末書の提出を求めることとなります。
しかし、労働者が提出期限までに始末書の提出をしないということも考えられます。
そのような場合に、放置してしまっては懲戒処分が軽く考えられてしまうおそれがありますから、対応に迷われる方も多いでしょう。
ここで、始末書の提出を再度求める方法を考える方もいらっしゃるかと思います。
しかし、労働者が始末書の提出をしないということは、そもそも労働者が処分に納得しておらず、謝罪や反省をする気持ちがない場合が多いと考えられますから、それ以上、始末書を求め、労働者が思ってもいないことを書かせても意味はありません。
そこで、始末書を求めるのではなく、当該事案に対する労働者の意見を書くように求めるようにしましょう。
ここで、労働者が会社に反抗的な意見を書くことも想定されますが、そのような場合であっても、労働者自身の意見を書面として残しておくことで、労働者が問題行為をやめない場合に、より厳しい懲戒処分を行う際の証拠となり得るなどのメリットがあります。
問題のある社員への対応について、詳しくはこちらをご覧ください。
問題のある社員へ対応するための指導書等の書式に関しては、詳しくはこちらをご覧ください。
まとめ
訓告処分とは耳慣れない処分と感じられる方も多いかと思われますが、一般的に会社では、懲戒処分の一種であり、懲戒処分の中で最も軽い処分として位置づけられるものです。
どの会社にも訓告処分が規定されているかといえば、そうではなく、同様の内容の懲戒処分として戒告、訓戒、戒告（かいこく）、譴責（けんせき）、厳重注意等の処分が定められていることもあります。
どの処分が規定され、それがどのような内容の処分であるか、またどのような場合に処分が行われるかについては、会社の就業規則を確認する必要があります。
そして、実際に訓告処分を行うことを検討する際には、もっとも軽い処分であるとはいっても、労働者にとって大きな不利益となり得る懲戒処分の一種ですから、適切に処分を行うことができるよう注意をしなければなりません。
とはいえ、問題となっている行為の訓告処分事由への該当性や、どのような証拠をそろえるべきか、問題となっている行為に対して、相当な重さの処分となっているかなど難しい判断も多々あると思われます。
適切に処分を行い、後々のトラブルを避けるためにも、訓告処分を行う際には、労働問題に精通した弁護士に相談されることをお勧めします。
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