始末書とはどういう時に書く?処分が与える影響や書き方テンプレート

執筆者
弁護士 木曽賢也

所属 / 福岡県弁護士会

保有資格 / 弁護士


始末書とは

そもそも、始末書とは、従業員に対して、従業員の起こした不始末・不祥事(例えば、業務上のミスや就業規則違反等)について、その事実関係を明らかにし、反省、謝罪、再発防止のためにすべきことを記載した文書のことをいいます。

始末書を記載してもらうメリットは、従業員の起こした不始末・不祥事について、原因を分析してもらい、二度と同じような事をしないための振り返りができるというところです。

二度と同じような事をしないというのは、従業員にとっても会社にとってもプラスに働きます。

この始末書と似た文書として、「顛末書(てんまつしょ)」や「反省文」があります。

 

始末書と顛末書(てんまつしょ)の違い

顛末書(てんまつしょ)とは、従業員の起こした不始末・不祥事について、その事実関係を明らかにするものです。

顛末書(てんまつしょ)は、従業員の起こした不始末・不祥事の事実関係(事実の経過)を報告させることに主眼を置いたものになります。

始末書との大きな違いは、顛末書(てんまつしょ)では反省・謝罪・再発防止を誓約させることまでは不要であり、あくまで事実関係を記載するにとどまるものとなります。

 

始末書と反省文の違い

反省文は、文字通り、ある事柄(従業員の行った業務上のミスや就業規則違反等)について、反省していることを記載するものです。

反省文についても、ある程度の事実関係は記載します。

なぜなら、ある程度の事実関係がなければ、何の事について反省しているかわからないためです。

また、謝罪や再発防止のためにすべきことも、反省文に必須ではないものの、記載されていることが多いのが現状だと思います。

以上から、反省文は、始末書とほぼ違いはないと筆者は考えています。

 

始末書・顛末書(てんまつしょ)・反省文の違いのまとめ

それぞれの文書の違いについてまとめると、以下のようになります。

文書の種類 記載内容
顛末書(てんまつしょ) 事実関係
反省文 (事実関係)+反省+(謝罪)+(再発防止のためにすべきこと)
始末書 事実関係+反省+謝罪+再発防止のためにすべきこと

なお、会社の就業規則では、「顛末書(てんまつしょ)」という名称を使用しながら、実際に記載を求める内容は「始末書」と同じ意味だったりすることもあります。

そのため、当該会社では各文書の意味についてどのように定義されているか、就業規則等をチェックしてみてください。

 

 

始末書作成の流れ

始末書の作成方法について、特に法律上の定めはありません

しかし、通常、以下の流れで作成することが多いです。

①事実関係の確認

まずは始末書を作成するきっかけとなった事実関係を正確に把握する必要があります。

悪質な場合だと、始末書ではなく、他の重い懲戒処分を検討することになります。

事実関係の確認方法としては、従業員本人や関係者などからのヒアリングを行うとよいでしょう。

 

②始末書の書式を交付

始末書に法定の書式はありませんが、会社内で定形の書式があれば、それを従業員に渡してあげたほうが手続きがスムーズにいきます。

後記に掲載している書式を活用されてください。

 

③始末書を受領

従業員が始末書を作成したら、提出してもらって受領しましょう。

その際、不備な点があれば、修正してもらうなどして後々トラブルにならないようにしましょう

 

④フォロー・監督指導等

始末書作成後、根本的な問題点が除去・改善されたか等の確認をし、状況に応じた適切なマネジメントが必要となります。

もし、改善されない場合、その他の懲戒処分や教育訓練を検討することになります。

 

 

始末書はどういう時に書くもの?

始末書は、上記のとおり、従業員が業務上のミスや就業規則違反といった不始末や不祥事を起こした時に書かれることが一般的です。

以下、いくつか代表例をご紹介します。

 

正当な理由のない遅刻や欠勤を繰り返した場合

始業時刻が午前9時にもかかわらず、寝坊が原因で午前10時に出社をしてくるということを繰り返す場合など。

 

業務上のミスにより、所属の会社や取引先に損害を与えた場合

取引先に発行する請求書の桁を大きく間違え、そのミスが長年放置されたことにより、所属の会社に100万円の損害を与えた場合など。

 

同僚にセクハラやパワハラ等のハラスメント行為をした場合

上司の男性が、部下の女性に対して、職務中に業務とは関係のないところで執拗に身体に触れる、卑猥(ひわい)な言葉を浴びせるなどのセクハラ行為をした場合など。


 

会社の所有物などを窃盗・横領した場合

経理課に所属する者が、不正会計を行い、会社の口座から自己の口座に毎月10万円を巧妙に送金し続ける場合など。

※窃盗や横領については、悪質であるため懲戒解雇等の処分を検討する場合が多いです。

 

勤務成績が不良の場合

営業職で、会社の設定する毎月の契約件数のノルマを、他の社員は全員達成しているにもかかわらず、その社員だけ全く達成していない場合など。

 

業務妨害をした場合

過失で会社の生産機械を損壊し、会社の業務を停止させた場合など。

※意図的なケースについては悪質であるため、懲戒解雇等を検討するケースが多いと思われます。

 

業務命令に背いた場合

当日の業務は文書作成業務と指示されているにも関わらず、その指示を無視して勝手に前日に行っていた事務作業を継続したときなど。

 

就業規則や雇用契約書に記載されている会社のルールに違反した場合

就業規則で、勤務時間中の私物の携帯電話を使用することが禁止されているにも関わらず、何度も携帯電話も使用した場合など。

 

 

私生活上の不始末・不祥事について始末書の記載を要求することはできる?

始末書は、原則として、会社内や業務に関連する事柄についてしか要求できません

なぜなら、会社と従業員は、あくまで労働契約(雇用契約)の中でしか利害関係を持っていなく、会社が従業員の私生活に関してあれこれ言える立場にないからです。

もっとも、従業員の私生活上の行動であっても、会社の事業活動に直接影響を与えるものや、会社の名誉を毀損(きそん)する行為対しては、始末書を記載することを要求できることがあります。

以下、具体例です。

具体例

① 飲酒運転

トラックドライバーの方が、プライベートで飲酒運転をして検挙され、免許停止になって会社の業務を行えなくなった場合。

 

② 社内不倫

A男は、同じ職場のB女と結婚していたが、同じ職場のC女と肉体関係を持ち、C女を妊娠させた。この事を知った周りの従業員が、A男やC女へ信頼を失い、A男やC女と仕事をしたくない人が多数現れ、A男やC女が社内の秩序を乱した場合。

 

③ 会社の名誉を毀損するSNS投稿

Twitterやインスタグラムなどで、所属する会社への誹謗中傷を記載した投稿をした場合。

 

 

始末書を書くとどうなる?処分が与える影響

始末書は、会社の業務命令として提出を求められる場合と、懲戒処分の中の「譴責(けんせき)処分」として提出を求められる場合とがあります。

事案にもよりますが、特に後者の懲戒処分として始末書を提出している場合は、以下のような影響が考えられます。

 

昇給や昇格への影響

ほとんどの会社では、昇給(給料が上がること)や昇格(役職が上がること)をさせるかどうかにあたって、それまでの勤務態度、勤務成績を考慮して判断していると思います。

始末書を提出するような不始末を行っている場合は、昇給や昇格させるかどうかの判断にあたってはマイナスに働く可能性があります。

 

賞与(ボーナス)への影響

賞与(ボーナス)についても、勤務態度や勤務成績が考慮されて、支給の有無や額が決定されることが多いです。

そのため、始末書を提出している人とそうでない人を比べた時に、前者の人の方が賞与(ボーナス)が少ないなどの不利益は十分あり得ます。

 

退職金への影響

退職金の支給については、「退職金規程」などの会社が定めたルールに従って支給されます。

その退職金規程などで、懲戒処分歴があった場合に退職金が減額されることが定められているケースでは、減額の不利益があり得ます。

 

転職への影響

転職時の面接において、懲戒処分歴を聞かれることがあります。

その際、基本的には真実を話さなければいけません(嘘をつくと経歴詐称になってしまいます)。

始末書を書くという「譴責(けんせき)」処分も、懲戒処分歴であることから、採用にあたって不利に扱われる可能性があります。

 

他の重い懲戒処分の可能性

始末書を提出しても、何度も同じ行為を繰り返してしまい、その度に始末書を提出している場合などは、他の重い懲戒処分(減給・降格・出勤停止・懲戒解雇)が課せられる可能性があります。

 

 

始末書のテンプレート

こちら始末書のテンプレートですので、事案に応じてご使用ください。

 

始末書

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始末書作成時の注意点

適時に作成

人は、時間が経過すればするほど、どんどん記憶が薄れていきます。

始末書は、事実関係の記憶や、反省の態度が風化する前に作成すべきです。

いつまでに作成しなければならないという決まりはなく、事案の内容や会社の考え方にもよりますが、事態が起きてからなるべく早く作成すべきです。

事実関係は、5W1Hを意識
事実関係を記載する際は、5W1H(いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように)を意識して、できるだけ詳細に書かれていることが理想です。

 

その他、労働関係の書式はこちらからご覧ください。

合わせて読みたい
労務書式集

 

 

会社が社員に始末書を書かせる場合の注意点

始末書を提出させる根拠ごとの注意点

会社が始末書を従業員に提出させることができる根拠は、主に以下の2つになります。

①業務命令として提出させる

②懲戒処分の譴責(けんせき)処分として提出させる

上記2つの根拠ごとに注意点が微妙に異なってきます。

始末書を提出させる根拠 注意点
①業務命令
  • 従業員が行った不始末・不祥事の存在を確認すること
②懲戒処分(譴責処分)
  • 従業員が行った不始末・不祥事の存在を確認すること
  • 就業規則に懲戒処分の根拠が規定されていること

 

①業務命令として提出させる場合

従業員が行った不始末・不祥事の存在を確認すること

当たり前と思われるかもしれませんが、前提となる従業員の不始末・不祥事が実際に存在する必要があります。

想定されることとしては、「やった、やってない」の水掛け論になることです。

会社は、単なる噂レベルの事柄について、従業員に始末書を書かせることはあってはなりません。

そうならないためにも、会社としては事案に応じて、本人への事情聴取、第三者や利害関係人への事情聴取、客観的証拠(書面、メール、映像等)の調査は必要になってくるでしょう。

 

②懲戒処分の譴責(けんせき)処分として提出させる場合

従業員が行った不始末・不祥事の存在を確認すること

業務命令として提出させる場合と同様、懲戒処分の譴責(けんせき)処分として提出させる場合も、会社としては、上記と同様の手段で従業員が行った不始末・不祥事の存在を確認することが必要となってきます。

 

就業規則に懲戒処分の根拠が規定されていること

懲戒処分を行う場合は、その根拠が就業規則に記載されている必要があります。

したがって、始末書を提出させることができる内容の処分(多くは、「譴責処分」となります。ただし、会社によっては、「戒告」などの名称で記載されていることもあります。)が記載されていないといけません。

仮に、就業規則に規定されていないが、従業員が不始末を起こしたことが明らかな場合は、上記のとおり業務命令として始末書を提出させるか、もしくは、始末書ではなく、「指導書」や「注意書」といった類の書面を当該従業員に交付するという手段が良いかと思います。

「指導書」や「注意書」の体裁等については、こちらをご覧ください。

 

始末書の提出を強制できる?

始末書は、あくまで自主的に書いてもらうものであるため、従業員に強制的に書かせることはできません

また、会社が始末書の内容を全て記載して、従業員から署名・押印だけもらうという方法も、自主的に書いていないという点で好ましくないです。

もっとも、従業員が始末書を書かない時は、何かしらの言い分やそれなりの理由があるはずです。

会社の対応としては、その言い分や理由はしっかり聴取して、記録に残しておくと良いです。

事情聴取を行う場合の記載例についてはこちらをご参考にされてください。

なお、始末書提出を拒否する従業員に新たな懲戒処分を行えるかどうかについて、考え方が分かれています。

以下、裁判例を紹介します。

判例 懲戒処分を有効とした裁判例

エスエス製薬事件〜東京地判昭42.11.15労民18巻6号1136頁〜

【事案】

ある従業員が無許可で職場を離れ外出した。

会社から譴責(けんせき)処分として始末書の提出を求められるも、提出せず。

会社は昇級停止と出勤停止の懲戒処分を行った。

【判断】

始末書の提出を命じられた以上は、始末書の提出義務はあるとして、昇級停止と出勤停止の懲戒処分を有効と判断しました。

参考:東京地判昭42.11.15労民18巻6号1136頁

 

判例 懲戒処分を無効とした裁判例

福知山信用金庫事件〜大阪高判昭53.10.27労判314号65頁

【事案】

会社が有罪判決を受けた従業員を解雇としたところ、別の従業員が就業時間中に抗議した。

会社は、抗議した従業員を謹慎処分としたが、抗議した従業員はこれに従わなかった。

会社は、始末書(誓約書)の提出を求めたが、これに従わなかったため、抗議した従業員も解雇した。

【判断】

始末書(誓約書)の提出の強制は、個人の良心の自由に反するとして、会社の行った解雇を無効と判断しました。

参考:大阪高判昭53.10.27労判314号65頁

このように、始末書の提出を拒否した従業員に対して、新たな懲戒処分ができるかどうかは、ケースバイケースとなります

詳しくは、労働分野を専門とする弁護士にご相談いただければと思います。

問題社員への対応については、こちらをご覧ください。

 

 

まとめ

始末書は、それを書かせたことによって即座に従業員への大きな不利益がないことから、安易に書かせがちかもしれません。

しかし、上記で説明させていただいたとおり、注意点はいくつか存在するため、それらを遵守する必要はあります。

始末書は、本来、従業員に行動を改善してもらうことに主眼を置いており、その業員にとっても会社にとっても長い目で見てプラスになるものでなければなりません

意味のある始末書にするためにも、始末書に関連する事項で悩みが生じた場合は、労働分野を専門とする弁護士に相談することをお勧めします。

 

 





  

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