問題社員対応の書式の書き方・見本一覧【弁護士が解説】

更新日:2020年10月9日

問題社員とは、普段から非違行為や繰り返す従業員のことをいいます。

非違行為には、様々なものがありますが、大きく分けると次のとおりとなります。

• 業務命令に従わない
• 協調性がない、仕事を怠ける
• セクハラ、パワハラ等のハラスメントを繰り返す
• 素行が悪い、私生活に問題（ギャンブル、不倫など）
• 犯罪を行った
• 経歴詐称があった

このような問題行動があった場合、会社としては懲戒処分等の然るべき処分等を検討することとなります。

また、非違行為ではありませんが、ミスを連発したり、仕事が遅すぎる、効率が悪い、仕事を取れないなどの能力不足社員についても、懲戒処分とはいかなくとも、何らかの対応が必要となります。

しかし、問題社員等に対して、不利益な処分を行うと、後々裁判になった場合にその問題行動等について、会社側に立証責任が課せられることが想定されます。

そして、会社が立証できないと敗訴のリスクが生じます。

このようなトラブルを防止するために、適切な書類を作成して、保存しておくことが重要となります。

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ここでは、問題社員対応にまつわる書式を紹介させていただきます。

ご相談の流れはこちらから。

相手が問題社員の場合、対応方法については特に注意する必要があります。

問題社員への対応については、こちらのページに詳しく解説しております。

※書式については、その適法性等を保証するものではありません。

指導書①

本書式は、能力不足の社員に対して通知する指導書です。

後々裁判等になった場合、本書記のような書面を出していないと、能力不足であることの証明は至難の業です。

また、口頭だけでは、なかなか改善しない社員も、書面を出すと改善できる場合もあります。 下部には、受領証の役割をもたせる記載をしています。

このような記載をすることで、当該社員が本書面を受け取ったことや、指導内容が真実であったことの証明が容易になります。

また、問題社員対策について詳しくはこちらをご覧ください。

 

指導書②

本書式は、能力不足の社員（一般社員向け）に対して通知する指導書です。

①と異なり、会社が求める職務遂行能力を具体的に示しています。

単に「仕事ができない」と指摘しても、当該社員は何を改善したらよいのか分かりません（裁判所等の第三者はもっと分かりません。）。

したがって、指導書を出すときはこのような形で具体的に示した方がよいでしょう。

また、問題社員対策について詳しくはこちらをご覧ください。

 

指導書③

本書式は、能力不足の社員（管理職向け）に対して通知する指導書です。

①と異なり、会社が求める職務遂行能力を具体的に示しています。

単に「仕事ができない」と指摘しても、当該社員は何を改善したらよいのか分かりません（裁判所等の第三者はもっと分かりません。）。

したがって、指導書を出すときはこのような形で具体的に示した方がよいでしょう。

また、問題社員対策について詳しくはこちらをご覧ください。

 

注意書①

本書式は、問題行動を起こした社員に対して通知する指導書です。

後々裁判等になった場合、本書記のような書面を出していないと、問題社員であることの証明は至難の業です。

また、口頭だけでは、なかなか反省しない社員も、書面を出すと改善できる場合もあります。

下部には、受領証の役割をもたせる記載をしています。このような記載をすることで、当該社員が本書面を受け取ったことや、注意内容が真実であったことの証明が容易になります。

また、問題社員対策について詳しくはこちらをご覧ください。

 

注意書②

本書式は、能力不足の社員（一般社員向け）に対して通知する注意書です。

指導書②を渡したにもかかわらず、それでも改善が見られないような場合に通知します。

能力不足を理由に解雇し、後々、裁判等で解雇の有効性が争われた場合、このような書面を揃えていないとまず戦えません。

また、問題社員対策について詳しくはこちらをご覧ください。

 

注意書③

本書式は、能力不足の社員（管理職向け）に対して通知する注意書です。

指導書③を渡したにもかかわらず、それでも改善が見られないような場合に通知します。

能力不足を理由に解雇し、後々、裁判等で解雇の有効性が争われた場合、このような書面を揃えていないとまず戦えません。

また、問題社員対策について詳しくはこちらをご覧ください。

 

指導記録票

本様式は、問題社員等に対する指導、注意等の記録票です。

行為態様、業務に与えた影響等を詳細に記載することで、問題行動等を具体的に記録に残せます。

また、指導者とは別に、確認者を設けることで、社内手続が適正であることをアピールできます。

確認者は指導者よりも上位の社員が望ましく、人事部長（零細企業では社長）にするのが通常です。

また、問題社員対策について詳しくはこちらをご覧ください。

 

始末書

本様式は、不始末を起こした従業員が提出する始末書のフォーマットです。

始末書の様式に定めはありませんが、本様式の項目を押さえて記載すれば内容としては十分でしょう。

不始末が生じた場合、従業員にすぐに渡せるように、フォーマットを準備しておいた方がよいでしょう。

また、問題社員対策について詳しくはこちらをご覧ください。

 

事情聴取書

本様式は、問題行動を起こした社員や第三者（被害者、目撃者等）から事情を聴取するときに使用する書面です。

聴取内容は、ケースバイケースですが、5W1Hに留意し、できるだけ具体的に記載するようにします。

このような文書を保管しておくと、後々裁判等になった場合、会社が適切に事実確認を行っていることが裏付けられるので、社内手続が適正であることをアピールできます。

また、下部には被聴取者の署名押印をもらっておくことで、後々言った言わないになることを防止できます。

また、問題社員対策について詳しくはこちらをご覧ください。

 

議事録

この書式は、会社従業員に対する重大な懲戒処分をするにあたり、社内で行われた議事を記録しておくことを念頭に置いたものです。

とりわけ、懲戒解雇等の重大な処分をする際には、その判断が恣意的に行われたものではないことを記録として残しておくことが重要になります。

その場合に活用いただく書式となります。

本書式はこうした議事録の一例を示したものですので、参考にとどめてください。

また、問題社員対策について詳しくはこちらをご覧ください。

 

懲戒処分通知書（戒告）

本様式は、問題行動を起こした社員に対して、懲戒処分（戒告）を通知するときに使用する書面です。

下部には被懲戒者の署名押印をもらっておくことで、受領証の役割を持たせています。

また、このような記載があると、被懲戒者に弁明の機会を与えているということをアピールできます。

懲戒処分通知書についてはこちらをご覧ください。

また、問題社員対策について詳しくはこちらをご覧ください。

 

懲戒処分通知書（減給）

本様式は、問題行動を起こした社員に対して、懲戒処分（減給）を通知するときに使用する書面です。

下部には被懲戒者の署名押印をもらっておくことで、受領証の役割を持たせています。

また、このような記載があると、被懲戒者に弁明の機会を与えているということをアピールできます。

なお、法律上、減給の上限として、「1回の額が平均賃金の1日分の半額を超えてはならない」「減給額の総額が1賃金支払期における賃金総額の10分の1を超えてはならない」と規定されているので、注意してください（くわしくは専門家にご相談ください）。

 

懲戒処分通知書（停職）

本様式は、問題行動を起こした社員に対して、懲戒処分（停職）を通知するときに使用する書面です。

下部には被懲戒者の署名押印をもらっておくことで、受領証の役割を持たせています。

また、このような記載があると、被懲戒者に弁明の機会を与えているということをアピールできます。

また、問題社員対策について詳しくはこちらをご覧ください。

 

訓告処分通知書

本様式は、問題行動を起こした社員に対して、訓告処分を通知するときに使用する書面です。

下部には被懲戒者の署名押印をもらっておくことで、受領証の役割を持たせています。

また、このような記載があると、被懲戒者に弁明の機会を与えているということをアピールできます。

また、問題社員対策について詳しくはこちらをご覧ください。

 

 

譴責処分通知書

本様式は、問題行動を起こした社員に対して、譴責処分を通知するときに使用する書面のサンプルです。

下部には被懲戒者の署名押印をもらっておくことで、受領証の役割を持たせています。

また、このような記載があると、被懲戒者に弁明の機会を与えているということをアピールできます。

また、問題社員対策について詳しくはこちらをご覧ください。

 

以上、問題社員に対応する際に使用する、指導書、注意書、指導記録表、事情聴取書、その他各種の懲戒処分通知書の書式をご紹介しましたが、いかがだったでしょうか。

人事上の問題は会社側に大きなリスクをもたらす可能性があります。

このホームページでご紹介している情報が企業や弁護士の皆さまのお役に立てれば幸甚です。