懲戒処分通知書をテンプレート付きで解説|作成上の注意点・通知方法

監修者
弁護士 宮崎晃

弁護士法人デイライト法律事務所 代表弁護士

所属 / 福岡県弁護士会・九州北部税理士会

保有資格 / 弁護士・MBA・税理士・エンジェル投資家

懲戒処分通知書とは

「懲戒処分通知書」とは、会社が従業員に対して懲戒処分をするときに、従業員に渡す書面のことをいいます。

会社が従業員に対して懲戒処分を行うとき、会社は従業員に対して「あなたをこのような理由でこのような懲戒処分にしましたよ」と通知する必要があります。

この通知を行うための書面が「懲戒処分通知書」です。

この記事では、懲戒処分通知書の意味、書き方、従業員への渡し方、注意点などを詳しく解説いたします。

懲戒処分通知書のフォーマットもダウンロードできますので、ぜひご活用ください。

 

 

どんな従業員が懲戒処分通知書の通知対象となる?

懲戒処分通知書の通知対象となるのは、会社から懲戒処分を受ける従業員です。

「懲戒処分」とは、従業員が何かよくない行為をした場合に、その雇い主である会社が従業員に対して行う処罰的な措置のことをいいます。

自社の従業員が会社に悪影響を及ぼすようなよくない行為をしてしまった場合には、会社は、その従業員に対して懲戒処分を行うかどうかを検討します。

懲戒処分を行うことを決定したら、会社は、懲戒処分通知書をその従業員に渡すことによって、懲戒処分を通知するのです。

ただし、懲戒処分は、単に懲戒処分通知書を従業員に渡すだけでOKというものではありません。

懲戒処分を行うには、守らなければならない複雑な手続きや慎重な考慮が必要なファクターがありますので注意が必要です。

また、懲戒処分には、軽いものから重いものまで、いくつかの種類があります。

会社は、従業員の問題行動の重大さに応じて、懲戒処分の重さを決める必要があります。

懲戒処分についてはこちらの記事で詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。

また、いわゆる問題社員やモンスター社員がいるときは、会社は懲戒処分によって対処することもあります。

問題社員やモンスター社員への対応ノウハウについては、ぜひこちらの記事をご参照ください。

 

 

懲戒処分通知書の重要性

懲戒処分をするときは従業員に「通知」が必要

会社が従業員に対して懲戒処分を行う場合、会社は、「あなたを戒告にします」とか「あなたを懲戒解雇します」などのように、懲戒処分の対象となる従業員に対して、懲戒処分を「通知」する必要があります。

つまり、会社が従業員を懲戒処分しようとするとき、その従業員に何も知らせないままこっそりと懲戒する(減給処分にしたり懲戒解雇でやめさせたりするなど)ことはできません。

 

通知の方法にきまりはないーでも「懲戒処分通知書」を使おう

会社から従業員への懲戒処分の「通知」をどのような方法で行うかについては、法律上、特にきまりはありません。

したがって、例えば次のような方法で懲戒処分を通知することは、法律上はどれも適法です。

  • 会議室などに呼び出して口頭で通知する
  • 電話で通知する
  • メールやLINEで通知する
  • 懲戒処分の内容が書かれた正式な文書(懲戒処分通知書)を渡すことで通知する

しかし、会社の実務としては、従業員を懲戒処分にする際には、口頭や電話で済ますことなく、きちんと懲戒処分通知書という文書を作成して従業員に渡すようにすべきです。

なぜなら、懲戒処分通知書を従業員に渡すことは、会社にとって様々なメリットがあるからです。

 

懲戒処分通知書を作成するメリットとデメリット

3つのメリット

  1. ① 会社が適法に懲戒処分をしたことの証拠になる
  2. ② 従業員に対して懲戒処分の理由と内容を正確に伝えられる
  3. ③ 従業員に懲戒処分の重さを自覚してもらうのに役立つ

この3つのメリットをさらに詳しくみていきましょう。

 

①会社が適法に懲戒処分をしたことの証拠のひとつになる

懲戒処分通知書は「書面」(つまり紙)という形のあるものですから、あとあとまで残るという特徴があります。

懲戒処分通知書の原本は会社から従業員に渡してしまいますが、会社の方でも控えとして懲戒処分通知書のコピーを残しておくなどすれば、後日、「会社が従業員に対して懲戒処分を通知したかどうか」が問題になった場合でも、懲戒処分通知書のコピーが「会社が従業員に対して懲戒処分を通知した」という確かな証拠となります。

懲戒処分を口頭で行うだけでは、このような証拠を残すことができません。

ワンポイントーなぜ証拠が大切なのか

会社が従業員を懲戒処分にする場合、会社と従業員との間に対立的な関係が生じることがあります。

例えば、会社が法令を遵守して懲戒処分を出した場合であっても、懲戒処分を受けた従業員が不満を抱き、会社による懲戒処分は違法だと主張したり、重い懲戒処分を受けた従業員がその適法性を争って会社に対し訴訟や労働審判をおこしたりする可能性もあり得ます。

このように会社と従業員とが対立的な関係に陥り、紛争になってしまったケースでは、会社にとって、「会社が法令に違反することなく適法な懲戒処分を行った」という証拠をできるだけたくさん持っておくことがたいへん重要です。

証拠がないと、会社が法令に違反することなく適法に懲戒処分を行ったと証明することが難しくなるからです。

弁護士として企業の皆様のご相談をお伺いしていると、時々「うちは法令の手続きをしっかり守っているし、従業員も納得していると思うから大丈夫」とおっしゃる経営者や人事労務担当者の方にお会いすることがあります。

しかし、いざ法的トラブルや紛争になってしまった場合、「当社は法令を守って懲戒処分を行った」という主張をするだけではあまり意味がありません。

そのような会社の主張を裏付ける客観的な証拠が存在するかどうかこそがポイントになります。

なぜならば、会社と従業員の間に発生した紛争において、どちらの言い分が正しいかを判断するのは、裁判官や労働審判官などの第三者だからです。

裁判官や労働審判官などの第三者を説得するには、客観的な形で(つまり紙という形で)残された証拠が大きな威力を持つのです。

会社が法令をしっかり遵守して懲戒処分を行ったことを第三者に理解してもらうために、懲戒処分通知書など、あとあとまで残る形で証拠を作っておくことが大切です。

 

②従業員に対して懲戒処分の理由と内容を正確に伝えられる

懲戒処分通知書は、懲戒処分の内容が紙の上に文字で書かれています。

そのため、従業員に対して懲戒処分の内容を誤解なく、正確に伝えることができます。

口頭や電話で懲戒処分の通知をするよりも、勘違いやミスコミュニケーションのリスクを減らすことが期待できます。

 

③従業員に懲戒処分の重さを自覚してもらうのに役立つ

懲戒処分通知書は、会社が発行する公式な書面のようなフォーマットのものですから、従業員に懲戒処分の意味を自覚してもらう効果が期待できます。

懲戒処分は、従業員が行ってしまったよくない行為に対する処罰のような意味づけのものです。

会社としては、従業員を懲戒処分にするとき、行ってしまったよくない行為を反省してもらいたいという趣旨もこめています。

それなのに、懲戒処分の通知を電話やLINEで行ってしまうと、従業員の目からは懲戒処分が軽いものに見えてしまうかもしれません。

従業員に懲戒処分の重みを理解してもらうためにも、懲戒処分の通知は懲戒処分通知書という書面で行うのがよいでしょう。

以上のように、懲戒処分の通知を「懲戒処分通知書」という書面の形で行うことには、会社にとって見逃せないメリットがあるといえます。

ワンポイントー就業規則のルールで懲戒処分通知書が必須とされていることがある!

会社が従業員を懲戒処分にする場合でも、法律のルールとしては口頭の通知でもよく、懲戒処分通知書を渡すことは必須ではありません。

しかし、例外的に、懲戒処分通知書が絶対に必要なケースがあります。

それは、会社の就業規則の中に「従業員に対する懲戒処分の通知は書面によって行う」のようなルールがある場合です。

このような場合は、従業員に対する懲戒処分の通知は、必ず書面(懲戒処分通知書)を渡すことによって行う必要があります。

就業規則にこのようなルールがあるのに、口頭だけで懲戒処分を通知すると、会社の行為が違法とされる可能性があるので注意が必要です。

 

デメリットについて

懲戒処分通知書を作成するデメリットは、口頭などの場合と比べて手間がかかることです。

上述したとおり、懲戒処分通知書は、後々裁判となった場合に証拠として提出する可能性がある重要な書面です。

したがって、適切な内容となるように注意しなければなりません。

しかし、専門知識やノウハウがなければ、適切な内容の懲戒処分通知書を作成するのは労力や時間を要するでしょう。

そこで、このページでは、適切な内容の懲戒処分通知書を作成するための注意点について、詳しく解説いたします。

 

懲戒処分通知書のメリットとデメリットのまとめ
メリット デメリット
会社が適法に懲戒処分をしたことの証拠になる 手間がかかる
従業員に対して懲戒処分の理由と内容を正確に伝えられる
従業員に懲戒処分の重さを自覚してもらうのに役立つ

 

 

作成上の注意点

作成前に確認すべきこと

会社が従業員に対して懲戒処分を行うためには、単に懲戒処分通知書を作成して従業員に渡すだけでは不十分です。

じつは、従業員に対する懲戒処分をするためには、ひとつひとつ必要なステップを踏みながら、法令が定めている条件をクリアするように慎重に行う必要があるのです。

そのステップとは、次の5ステップです。

  • 1
    会社の就業規則の有無をチェック
  • 2
    懲戒処分のルールをチェック
  • 3
    従業員がルールに違反したかをチェック
  • 4
    必要な社内手続をチェック
  • 5
    処分内容が適切かをチェック

懲戒処分通知書は、このようなステップをすべてクリアした後で作成するようにしましょう。

法令が定めている条件をクリアしないで従業員を懲戒処分にすると、会社が行った懲戒処分が違法であると評価され、かえって会社側が不利な立場に陥る可能性もあり得ます。

問題行動をした従業員に対して懲戒処分を出すための手順は、こちらの記事にステップごとに詳しくまとめました。

上記の記事をご参考に、懲戒処分通知書を作成する前に、会社が必要な手順をクリアしているかどうか、必ずご確認ください。

懲戒処分を行うために必要な手続や判断については、法令や裁判例に関する複雑な判断が必要なこともあります。迷ったときは労働法に詳しい弁護士に相談することをお勧めします。

 

内容面での注意点

必要な事項をもれなく記載する

懲戒処分通知書には、必要な事項をもれなく記載しましょう。

記載すべき項目は、この記事の次のセクションで詳しくご紹介します。ぜひご参照ください。

余計なことを書かない

懲戒処分通知書に余計なことを書かないことも大切です。

会社が従業員に懲戒処分を出すのは、従業員が何かよくない行為をした場合です。

このような場合には、会社の方も感情的になってしまうことがあります。

感情に突き動かされて懲戒処分通知書に従業員に対する悪口や誹謗中傷を書いてしまうことのないよう、冷静な対応が必要です。

懲戒処分通知書は、事務的に淡々と、会社の品位を保ったものになるよう作成すべきです。

 

 

【文例付き】懲戒処分通知書の書式をダウンロード

必要項目

ここでは、一般的に懲戒処分通知書に記載する項目をご紹介します。

懲戒処分通知書を作成する際にはぜひご参考になさってください。

懲戒処分通知書に記載する事項
記載する事項 説明
書面のタイトル その書面(紙)が懲戒処分通知書であることが一目でわかるように、「懲戒処分通知書」というタイトルを記載します。
「あなたを懲戒処分にします」というメッセージ 懲戒処分通知書は、従業員に対して「あなたを懲戒処分にしますよ」という通知をするための書面です。

したがって、そのことを明記しておきます。例:「就業規則の定めに基づきあなたを懲戒処分に付します」

懲戒対象者 懲戒処分を受ける従業員の名前(つまり、懲戒処分通知書を受け取ることになる従業員の名前)を記載します。

所属部署を合わせて記載するのもよいでしょう。

例:営業第2課 A山太郎

会社名 会社の名前を記載します。略称ではなく、正式名称(〇〇株式会社とか合同会社XXなど)を記載しましょう。

例:〇〇株式会社

責任者の肩書と名前 懲戒処分を行う責任者の肩書と名前を記載します。
代表取締役や人事部長などになるケースが多いでしょう。例:「代表取締役 甲山太郎」や「人事部長 乙山花子」のように記載します。
懲戒処分の日付 懲戒処分の効力が始まる日を記載します。
年月日で記載するようにしましょう。
懲戒処分の種類 会社が決定した懲戒処分の種類を記載します。

会社がどの種類の懲戒処分を選べるかは、会社ごとに定められた就業規則の中にルールが書かれています。

懲戒処分を行うには、まず就業規則を確認しましょう。

一般には、戒告、けん責、減給、停職、降格、諭旨解雇、懲戒解雇などの種類が定められていることが多いです。

合わせて読みたい:懲戒処分の種類についてはこちら

懲戒処分の内容 懲戒処分の種類に加えて、その内容も必要に応じて記載しましょう。

例えば、「減給」という種類の懲戒処分であれば、「xx月分およびxx月分の給与につきそれぞれ10%減額」のように、懲戒処分の具体的な内容を記載します。

懲戒処分の理由 その従業員をなぜ懲戒処分にするのかの理由を記載します。

ここでいう「理由」とは、懲戒処分をする原因となった、従業員が行った問題行動のことです。

例えば、「従業員が無断遅刻を繰り返した」という問題行動について懲戒処分を行う場合は、懲戒処分の理由として、「xx年xx月xx日からxx年xx月xx日までの間にxx回の無断遅刻をした」のように記載します。

就業規則の条文 懲戒処分は、就業規則に書かれてあるルールにしたがって行う必要があります。

懲戒処分通知書には、就業規則のどのルールによって懲戒するのかを記載します。

就業規則は、法律と同じような条文の形をしていますから、懲戒処分通知書には、適用する就業規則の条文を記載しましょう。

従業員がとるべき行動(もしあれば) 懲戒処分を受ける従業員が、懲戒処分を受けたことによって一定の行為をしなければならないときは、その内容を書きます。

典型的には、従業員を「けん責」の懲戒処分にする場合に始末書を提出させるというケースがあります。

この場合には、例えば「xx年xx月xx日までに人事部長宛てに始末書を提出すること」のように記載します。(特に従業員がとるべき行為がなければ、この項目は必要ありません。

もし懲戒処分通知書の作成について迷われたときは、内容について労働問題に詳しい弁護士に相談することもお勧めします。

以下では、戒告、減給、停職の懲戒処分をする場合の懲戒処分通知書のフォーマットをご紹介します。

ダウンロードできますので、ぜひお役立てください。

 

懲戒処分通知書(戒告)

【懲戒処分通知書(戒告)】のひな形をダウンロード

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懲戒処分通知書(減給)

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懲戒処分通知書(停職)

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懲戒処分の通知方法

懲戒処分を適法に行うための必要なステップをクリアしたことを確認し、懲戒処分通知書を作成したら、いよいよ会社から従業員に対して懲戒処分通知書を渡します。

懲戒処分通知書の渡し方については、特に法律上のきまりはありません。

もっとも一般的な方法は、会社のオフィスで対面して直接に手渡しすることですが、対面の方法が難しいようであれば、郵便やメール添付の方法をとることも可能です。

懲戒処分通知書を従業員に渡すときは、次の点に注意しましょう。

受け取りの証拠を残す

懲戒処分をめぐって会社と従業員との間にトラブルが起きた場合、「会社が従業員に対して懲戒処分の通知をしたかどうか」について、会社と従業員の間で「確かに懲戒処分を通知した」「いや、そんな通知は受けていない」という主張の食い違いが起きることがあります。

そのような事態を避けるため、「懲戒処分の対象となった従業員がきちんと懲戒処分通知書を受け取った」ということがわかる証拠を残しましょう。

オフィスで手渡しする場合には、懲戒処分通知書のコピーを用意しておき、懲戒処分通知書の原本を従業員に渡すときに、コピーの方に「受け取りました」という意味で日付・名前を手書きしてもらうという方法があります。

この方法をとれば、従業員が署名した懲戒処分通知書のコピーが会社に残りますので、それがのちのちまで証拠となります。

この記事でご紹介した懲戒処分通知書のフォーマットにも、従業員に署名してもらう受領欄を設けていますので、ぜひご参考になさってください。

懲戒処分通知書のオフィスでの手渡しが難しく、郵便で懲戒処分通知書を従業員に送付する場合には、配達状況が追跡できる郵便を使って送付しましょう。

例えば、書留郵便を利用すると、インターネットで配達の履歴が確認できます。

従業員に懲戒処分通知書が届いたら、その履歴を印刷したりデータ化したりして保存しておきましょう。

電子メールに懲戒処分通知書のPDFファイルを添付して従業員に送信するなどの場合は、従業員が懲戒処分通知書を確かに受け取ったかどうか確認できません。

会社からは確かに懲戒処分通知書のPDFファイルを送信していたとしても、システムトラブルなどで従業員のもとに届いていない場合も考えられるからです。

このような場合には、「このメールを受け取ったらその旨を返信してください」のように、従業員に対して「懲戒処分通知書を確かに受け取った」という返信メールをもらうなどした方がよいでしょう。

ただ、返信メールがきちんと返ってくるかどうかは、従業員が返信してくれるかどうかにかかっていますので、証拠を残す方法としては確実性という面で劣る方法だといえます。

 

侮辱や名誉棄損にならないよう配慮する

懲戒処分通知書を渡すときは、懲戒処分を受ける従業員に対して侮辱や名誉棄損になるようなことは控えるべきです。

会社が従業員に対して懲戒処分を出すということは、会社として、その従業員が問題行動を行ったと認定し、その問題行動に対して処罰的な措置をとるということです。

従業員の立場からすれば、不利益を受けることであり、場合によっては屈辱的なことだといえるでしょう。

例えば、問題行動を起こした従業員に対し、懲戒処分通知書を、周りの同僚たちが日常業務をしているオフィスの中で手渡すと、その従業員がまさに懲戒処分を受けている姿を周りの同僚たちの目にさらすことになります。

従業員に不必要に屈辱的な思いを強いたり、場合によっては名誉棄損になる可能性がありますので、このような形で懲戒処分通知書を渡すことは避けましょう。

懲戒処分通知書を渡す際には、会議室などで少人数の上司や人事担当者が立ち会って渡すなどの方法がよいでしょう。

また、従業員に懲戒処分通知書を手渡す際に、会社から攻撃的な言葉や侮辱的な言葉をかけることも控えるべきです。

会社としてはあくまで冷静に、従業員の問題行動に対しては懲戒処分そのもので対応すべきであり、それ以外の方法で従業員をこらしめようという気持ちは押さえる必要があります。

 

 

通知後の注意点

従業員に懲戒処分通知書を渡せば、懲戒処分の通知が完了します。

通知が完了したあとは、会社として、通知したとおりの懲戒処分を実施することができます。

懲戒処分を公表してよいか

会社が従業員に対して懲戒処分をした場合、会社内の秩序を回復するなどの目的で、懲戒処分を社内に公表することがあります。

ただし、近年では個人のプライバシー意識が高まっていますから、懲戒処分を社内公表する場合でも、懲戒処分を受けた従業員の個人名を出すことは控えた方がよいでしょう。

懲戒処分の内容、懲戒処分の対象となった行為の概略など、個人が特定されない範囲での公表が望ましいと思われます。

社外に懲戒処分を公表することはやめるのが無難です。

 

 

まとめ

懲戒処分通知書について、ここまでの内容をまとめます。

  • 「懲戒処分通知書」とは、会社が従業員に対して懲戒処分をするときに、「あなたをこのような理由でこのような懲戒処分にしましたよ」と通知するための書面
  • 会社が従業員を懲戒処分にするときは、懲戒処分の「通知」が必要
  • 懲戒処分の通知の方法は特に法律上のきまりはない
  • しかし、「懲戒処分通知書」を従業員に渡すことによって通知する方法が会社にとってメリットが大きい
  • 従業員を懲戒処分にするときは、懲戒処分通知書を作成して渡せばよいというわけではない。懲戒処分通知書を渡す前に、法令のルールを守るため必要なステップをクリアしたかどうかチェックすること
  • 懲戒処分通知書には、必要事項をもれなく記載すること
  • 懲戒処分通知書を渡す場合には、従業員が確かに受け取ったという証拠を残しておくこと
  • 懲戒処分通知書を渡した後、懲戒処分を社内公表する場合には、個人を特定できない形で公表すること
  • 懲戒処分を検討しているときや懲戒処分通知書を作成するときにわからないことがあったら、労働法に詳しい弁護士に相談を

以上、懲戒処分通知書について解説いたしました。

この記事が企業の皆様のお役に立つことを願っております。

 

 





  

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