外国人の労務管理

外国人労働者を雇用してマネジメントしていく上では、押さえておくべきポイントがあります。

以下では、ポイントごとに解説をしていきます。

契約期間

時間経過技能実習生の場合には、1号技能実習であれば1年間、2号及び3号技能実習であればそれぞれ2年間という期間が定められています。

したがって、万が一、受け入れた技能実習生の能力に問題があったり、協調性がなく、従業員と協同できないといった事情があった場合でも、実習期間が決まっているため、その期間雇用すれば足りますし、もし能力不足であれば、次の技能実習の在留資格を得るために必要な技能検定試験に合格できず、次に進めないといったことも生じるはずです。

他方で、留学生の新卒採用や中途採用の場合には、いきなり無期契約を締結すると、解雇は非常に困難ですので、リスクがあります。

解雇について、詳しくはこちらをご覧ください。

 

したがって、まずは有期契約での契約を検討することが有効です。

例えば、中国に新たに自社製品を販売するに当たり、販売チャネル開拓のために中国人を採用し、日本と中国で調整をしてもらう場合、市場の動向によっては、途中で撤退するという判断をすることもあります。

このとき無期契約の正社員で雇用していれば、別の業務に配置転換をすることを余儀なくされます。

そこで、1年間の有期契約にしておけば、状況によって期間満了により雇止めを行うことで雇用調整をすることもできます。

雇止めにも労働契約法19条の適用がありますが、正社員の解雇に比べるとハードルは高くありません。

留学生の新卒採用で有期契約を選択した場合、留学生の側からすれば正社員の方に魅力を感じるのは確かですが、外国人留学生の日本での内定率は、依然として半数程度にとどまっており、有期契約でも日本で就職できるならと考える外国人はいます。

会議したがって、企業の事情に応じて、いきなり正社員として採用するのか、有期契約を選択して、優秀な人材を正社員に登用するシステムを導入するのかを決定します。

正社員として採用する場合でも、試用期間を延長するなどの措置が必要になることもあります。

就業規則に延長に関する規定がきちんと用意されているか、確認しておくことも必要です。

なお、有期契約の雇用契約でも、従事する業務内容が外国人の経歴に合致し、必要性が認められるものであれば、就労ビザがおりることは十分にありえます。

 

 

賃金

給料外国人を雇用する場合に、一番問題となるのは賃金です。

例えば、ホテルなどの宿泊業でフロントに勤務してもらうという場合、基本的には日本人のフロントスタッフがすでに企業にいるはずです。

したがって、賃金を決めるに当たっては、日本人の賃金体系をベースに考えていくことになります。

技能実習生の場合にも、企業で行っている業務に関する技術を外国人に習得してもらい現地に戻って還元するという制度目的からすれば、賃金体系は日本人の当該業務を担当している者の給与を踏まえて具体的に決定していきます。

そもそも、技能実習では、「実習生の待遇が日本人が従事する場合の報酬額と同等以上である」必要があります。

これを担保するために、現在は報酬に関する説明書を作成し、外国人技能実習機構に提出することが求められています。

書式については、こちらをご覧ください。

他方で、新規事業の立上げといったこれまで行っていなかった業務のために、外国人を採用する場合には、どのような賃金構成にするかということを新たに検討する必要があります。

例えば、基本給はすでに採用している日本人のルールを適用して決定し、職務手当を新たに新設して、一定の手当を支給することで調整するという方法があります。

歩合この点、中国人は歩合給部分を多くした方がモチベーションは上がりやすいといわれています。

日本人はどちらかといえば、安定した給与を求めがちですが、中国人の場合、勤務成績が違ってもそれほど賃金が変わらないという風に解釈してしまい、モチベーションを失ってしまうということが起こりえます。

これに対しては、年俸制にして翌年の給与を前年の業績に応じて決定することにしたり、基本給を控え目に設定して、賞与の比率を大きくしたりするといった方策が考えられます。

また、数人程度の雇用であれば、個別の雇用契約書で対応するだけでも足りますが、体型的にマネジメントしていくためには、賃金規定を作成し、号俸制度などを導入することも検討します。

 

 

就業規則の整備

雇用する外国人が数人程度という場合には、雇用契約書といった個別の契約書類についてのみ母国語対応をすれば足りるでしょうが、一定数の外国人を雇用している、あるいは今後順次外国人を増やしていく予定があるという企業であれば、会社のルールを定めた就業規則についても、外国人の母国語に翻訳したものを用意することが有益です。

 

 

業務内容と業務指示

チェック表外国人に担当してもらう業務については、できるだけ具体的にリスト化して伝えておくことを意識すべきです。

日本人はよくも悪くも「察する」ことが得意な人種です。

オブラートに包んだ言い方をすることを好む傾向があります。

しかしながら、外国人には、「察してほしい」ということは通用しないと思っておくべきです。

伝えたいことがあればそのことを包み隠さずに本人に伝えなければなりません。

また、外国人は与えられた仕事は、その人の仕事であり、自発的に協力することはその人の仕事を奪うことになるという考えをもっています。

したがって、「私は仕事が溜まってきているから手伝って欲しいな」と心の中で思って残業をしているだけでは、外国人は自分の仕事が終われば、終業時間にすぐに帰ってしまうでしょう。

こうした事例は些細なことのように思えますが、残って仕事をしていた日本人からすれば、「あの外国人は人が残業していても何も気にせずに帰っていって、何て人だ。」という思いを抱き、信頼関係を築くどころか溝が深まっていくことにつながります。

この事例の特徴として、外国人には悪気がないということです。

外国人仕事に対する価値観が違っていることに起因するすれ違いです。

私たちはよく「常識」という言葉を使いますが、「常識」というのは、その人にとっての「常識」であって、他の人からすれば「常識」ではないということも往々にしてあります。

日本人同士ですらそうなのですから、外国人と日本人では違いがあって当然なのです。

そもそもこうした違いが生じることをわかった上で外国人を採用しているはずです。

日本人と同じ感性を求めるのであれば日本人を採用すべきでしょう。

ダイバーシティという言葉が近年浸透してきているとおり、企業競争力を強化していくには、均質的な人物を求めすぎるのはマイナスになりうるということを把握しておかなければなりません。

こうした違いを理解した上で、マネジメントしていく必要があります。

したがって、管理職の側が今までのマネジメントスタイルを修正しながら外国人労働者と向き合っていかなければなりません。

例えば、先ほどの事例であれば、今日中に行ってほしいタスクがあれば、その旨を明確に伝える、他のスタッフをサポートしてほしければ、「〇〇さんの業務を手伝ってほしい。」と指示を出すべきでしょう。

タスクの出し方は、明確にするためにチャットやメールなどの方が効果的な場合もあります。

口頭での指導と文書での指導とを意識して使い分けていくことが有益です。

また、言語による伝達が難しい場合には、動作(ジェスチャー)を交えることも効果的です。

私たちが海外に旅行に行ったときなどに、話が通じず思わず手が動いているという経験をしたことがあるのではないでしょうか。

ボディランゲージという言葉があるとおり、体で表現することも必要です。

ノートこれに関連することとして、業務マニュアルを視覚化するという方法もオペレーション向上につながります。

例えば、製造業であれば、機械の使い方や製品の作成手順を動画で紹介する、宿泊業や飲食サービス業であれば、顧客対応として、来店した際のお辞儀の仕方やフロントでの対応、施設の清掃方法、アメニティのセッティング方法などを撮影し、それをクラウド管理することで、パソコンはもちろん、スマホやタブレット端末でいつでも見れるようにするといった施策は外国人だけでなく、日本人にとっても生産性向上に繋がります。

また、製造業では危険な使用方法も紹介することで労災事故の発生を防ぐことにも有益です。

 

 

日本人のマネジメント

モチベーションイメージこのように、日本人と外国人ではマネジメントの方法を変える必要がありますが、管理職だけが意識を変えれば全てうまくいくかというと決してそうではありません。

現場で仕事をする日本人にも外国人を採用する予定であることを採用が決まる前の段階から伝えておく必要があります。

採用が決まって、「明日から新しく外国人が来るから」と伝えても、現場としては戸惑ってしまいます。

外国人は社会でもマイノリティーなわけですが、企業の中においても外資系企業でない限り、マイノリティーの存在なはずです。

事前の周知や意識づけが不十分であると、いざ外国人が入社してきても疎外感を感じてしまい、定着することは困難です。

その意味では、初めて外国人を採用する場合には、企業にいる従業員全員にとって新たなチャレンジになるわけです。

その都度解決しなければならない課題が生じるでしょうが、成長する機会だと考えられるかどうかで、プラスに作用するかどうかが決まるといっても過言ではありません。

 

 

労働条件のマネジメント

日本人の場合、入社してから労働法令に違反しないようにマネジメントしなければなりませんが、労働法令が適用される外国人にも同じことがいえます。

企業がどのような点に気をつければよいかについては、実際に外国人の雇用で問題視されている事情を分析することで紐解くことができます。

労働時間

やはり一番多いのが労働時間に関する違反です。

チェックポイントとしては、以下の点が主に挙げられます。自社で全て守れているか確認しておきましょう。

  • 各労働者の勤務実態を適切に把握し、記録しているか(タイムカード、業務日報等)
  • 所定労働時間は、1日8時間、週40時間以内におさまっているか(就業規則や雇用契約書)
  • 時間外労働を行わせるに当たって、36協定を締結し、労働基準監督署に提出しているか
  • 36協定については、毎年締結し直し、期限切れを起こしていないか
  • 実際に就労させている時間外労働時間が36協定の範囲内であるか
  • 休憩時間を就労時間が6時間を超える場合には45分、8時間を超える場合には1時間与えているか
  • 少なくとも毎週1回、4週間に4日以上の休日を与えているか
  • 有給休暇を法定どおり付与しているか
  • 実際に付与した有給休暇を5日以上利用させているか(2019年4月1日〜)

 

安全基準

次に、労働安全衛生法に関する分野についても、違反が多いため注意が必要です。

この点は製造業や建設業に細かいルールが多いため、自社に適用されるルールを確認しておく必要があります。

労災事故が発生してしまうと、企業は治療費といった労災保険の補償対象の部分を超えて、慰謝料(けがの慰謝料、後遺障害の慰謝料)や休業補償の差額部分(40%)、逸失利益の補償をしなければなりません。

このように労災事故を未然に防ぐことは、企業にとっても重要です。

以下では、想定される事項をいくつか紹介します。

  • 工場内ではヘルメットを着用しているか
  • 機械は定期点検を実施しているか
  • 機械の動作マニュアルを整備して備え置きしているか
  • 構内作業では酸素濃度が一定程度確保されているか
  • フォークリフトと人が行き交う通路が分かれているか

 

割増賃金の支払

日本人の場合でも未払残業代が問題になるケースが多いですが、外国人の場合も当然時間外労働を適切に支払わなければなりません。

  • 実際に就労している時間を基礎に時間外労働手当を支給しているか
  • 割増率は適切か(法定時間外25%、休日労働35%)
  • 深夜手当を支給しているか(25%)
  • 1か月60時間を超える時間外の部分については50%の割増率で支給しているか(中小企業は2023年〜)

 

就業規則

日本人も含めて、事業所に所属する従業員数が10名を超える事業所は就業規則の作成義務があります。

作成義務があるにもかかわらず、作成していない場合には、労働基準法89条違反となりますので、注意が必要です。

就業規則は単に作成するだけでなく、労働基準監督署に届け出ることも必要です。

企業によっては、最初に作成した就業規則だけを届け出ていて、その後の改正については、全く届け出ていないままの状態になっていることもあります。

今一度、自社の就業規則がどこにあるかを確認し、最新の規定が労働基準監督署に届出をしているかチェックしておきましょう。

労働条件の明示

労働基準法15条1項は、賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならないと定めています。

外国人の場合、就労ビザの取得のために雇用契約書を作成するはずですので、労働条件をそもそも明示しないということは考え難いところではあります。

もっとも当初に雇用契約書に記載した内容と実際の雇用条件が大幅に違うということが起こり得ます。

例えば、休日は週1日しかないにもかかわらず、週休2日、休日労働もなしと雇用契約書に記載していたという場合です。

このように雇用条件が異なっている場合には、労働基準法15条2項により労働者の側に即時に雇用契約を解除することが認められています。

したがって、雇用契約書において明示する雇用条件が実態に沿うものであるかどうかを締結前にしっかりとチェックしておくことが必要です。
 

賃金の支払、賃金台帳

給料のイメージ画像労働基準法24条により賃金は全額適切に支払わなければならないとされています。

そして、賃金の控除はあくまで例外的な取扱いとされています。

この点、控除が認められているのは、所得税や住民税といった税金、社会保険料、厚生年金といったごく一部のものに限られています。

外国人の場合には、住居を企業が代わりに用意して、社宅費を給与から天引きをすることがあります。

どうしても外国人は、賃貸借契約に当たって保証人などの問題があるため、受け入れる企業が契約当事者として住居を用意した方がよいケースがあります。

こうした社宅費については、法律上天引きが認められる費用ではないため、もし給与から控除する場合には、外国人との間で個別に天引きについて同意しておく必要があります。

また、外国人の中でも技能実習生や留学生アルバイトの場合、前借りを希望する労働者もいるでしょう。

前借りは企業からお金を借りているわけですから、当然企業が返還を求めることができるものです。

しかしながら、毎月の賃金から従業員の同意を得ることなく一方的に控除することは、労働基準法24条に違反します。

したがって、天引きするに際しては、費目ごとに控除をしても異議を述べないということを書面で取得しておくことがリスク回避につながります。

さらに、賃金支払の記録として作成する賃金台帳ですが、賃金台帳には記載しなければならない事項と3年間の保存義務が企業に求められています。

したがって、そもそも作成していなかったり、作成していても記載事項漏れがあれば、労働基準法108条に違反することになるので注意が必要です。

賃金台帳に記載しなければならない事項は、労働者の氏名、性別、賃金計算期間、労働日数、労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数、休日労働時間数、手当その他賃金の種類ごとの額となっています。

 

健康診断

日本人と同じく外国人労働者についても、入社時の健康診断および1年に1回の健康診断を受診させなければなりません。

これを怠ると労働安全衛生法66条に違反することになってしまいます。

中小企業の場合、日本人に対しても健康診断の受診を漏らしてしまうことがあり、労働基準監督署も是正勧告を出しやすい事項です。

特に、外国人に対しては保護意識が低くなってしまいがちですので、毎年健康診断を受けてもらう時期を決めておく、企業側で一括して健康診断を申し込んでおくといった対応を検討すべきです。

 

 

留学生アルバイトの注意点

注意点1資格外活動許可

留学生は、日本の大学で勉学に励むとともに、コンビニや飲食店などでアルバイトをしていることが多くあります。

こうしたアルバイト生は、留学という在留資格で就労をしているわけですので、資格外活動に当たります。

現在、日本での資格外活動による労働者は 29万7012人にのぼっています。

留学生がアルバイトをするためには、一定の手続を取る必要があります。それが資格外活動許可です。

アルバイトを希望する留学生は、就労を開始する前に資格外活動許可申請を、住所地を管轄する入国管理局に提出することで行います。

企業は、留学生アルバイトが資格外活動許可を得ているかどうかを在留カードで確認した上で雇用しなければ不法就労助長罪が成立してしまいます。

 

注意点2労働時間の上限

あくまで留学生にとって、勉学が日本での生活の目的であって、アルバイトは主たる活動ではないということです。

このことから、留学生には、1週間で就労できる時間に上限が設けられています。

すなわち、通常は1週間で28時間を超えて労働をさせてはならず、大学が休講中の夏や春の期間は週40時間を超えて労働させてはなりません。

この時間には時間外労働も含まれます。

したがって、1日6時間で週5日の勤務は30時間となるため認められませんし、1日5時間勤務で週5日が所定労働の場合でも、4時間の時間外労働が発生した場合には、29時間となってしまい、違法な就労になってしまいます。

違法な就労とは、つまり不法就労助長罪が企業に成立するということです。

外国人留学生の方は少しでも時間のあるときに賃金を得たいと考えて、できるだけ長く働きたいとして、時間外労働も厭わないと主張することもあります。

また、そもそもこうした時間の上限についての知識を外国人留学生が知らないことも多いです。

時間をオーバーすることで責任を問われるのは企業の側です。

したがって、時間外労働が起こりうる場合には、1日4時間の週5日など余裕を十分に確保したシフトを設定し、企業が留学生をセーブしてあげなければなりません。

というのも、時間を超過した外国人労働者も強制送還のリスクがあるためです。

したがって、留学生の場合には、くれぐれもこの労働時間の上限を超えないように注意しなければなりません。

 

 

技能実習生の作成書類

技能実習生に関しては、技能実習計画を作成し、実習を行わせるだけでよいわけではありません。

技能実習法20条に基づいて、帳簿書類を作成し事業場に備え置いておかなければなりません。

この帳簿書類は、外国人技能実習機構が行う実地検査の際に提示できるようにしておく必要があります。

書面に代えてエクセルデータといった電磁的記録により帳簿を作成、保存することも認められています。

帳簿書類は以下のものです。

帳簿書類
  • 技能実習生の管理簿
  • 認定計画の履行状況に関する管理簿
  • 技能実習生に従事させた業務、指導内容を記録した日誌
  • 入国前講習、入国後講習の実施状況を記録した書類(企業単独型の場合)
  • その他、法務大臣、厚生労働大臣が告示で定める特定の職種及び作業の場合は指定された書類
技能実習生の管理簿
①技能実習生の名簿、②技能実習生の履歴書、③技能実習のための雇用契約書・雇用条件書・賃金台帳といった技能実習生の待遇が記載された書類で構成されています。
認定計画の履行状況に関する管理簿

認定計画で定めた月次計画を踏まえて、進捗をチェック方式で記録するものです。
実施状況や生活状況に問題がある場合には、具体的な事実を記入することになっています。
書式はこちらをご活用ください。

技能実習日誌
1日ごとに技能実習生に従事させた業務の内容と指導をした事項を記入し、指導者のサインをして作成します。
こうした書類を日々作成しておかなければなりません。
書式はこちらをご活用ください。
実施状況報告
技能実習年度ごとに技能実習の実施状況を記載し、翌年度の5月31日までに提出しなければなりません。
2018年4月1日から2019年3月31日までの実施状況を2019年5月31日までに作成して提出しなければならないということです。
報告はこちらのシートを利用して行ってください。
書式はこちらをご活用ください。

外国人雇用問題についてのご相談はこちらから。

 



  企業の方の相談は初回無料 WEB予約はこちら