外国人労働者の面接、内定

執筆者
弁護士 西村裕一

弁護士法人デイライト法律事務所 北九州オフィス所長、パートナー弁護士

所属 / 福岡県弁護士会

保有資格 / 弁護士・入国管理局申請取次者

日本に住んでいる外国人を採用する場合

作業する外国人労働者求人活動により、外国人を募集したら次は書類選考、面接へと移っていきます。

この点は、日本人を雇用する場合と基本的には同じです。

履歴書、職務経歴書のチェック

書類選考にあたっては、日本語が母国語ではないということを踏まえて、履歴書や職務経歴書をチェックしなければなりません。
日本人と比べると、どうしても文章の構成や言葉の使い方が不自然なことがあります。
日本語のレベルを知る上で、履歴書や職務経歴書の記載は非常に参考になりますが、日本人と同じレベルのものを求めすぎないことが大切です。
書く能力よりも話す能力の方が日本人と一緒に仕事をしていく上では、一般的には重要なことが多いはずです。
どの程度の日本語レベルが必要かという点については、外国人労働者を採用した後、どのような業務についてもらうかによって異なってきます。
その意味でも、採用する前の段階で、「なぜ自社は外国人を採用するのか」を明確にしておかなければなりません。

採用前に検討すべきポイントについてはこちらをご覧ください。

 

留学生の新卒採用

採用面接で日本で就職を希望している理由

留学生の新卒採用における面接では、「どうして日本で就職を希望しているのか」、「日本の生活で感じた、母国と違うところは何か?」といった質問をすることが有益です。

日本人の配偶者をもつ外国人といった、身分に基づく在留資格を有している外国人と比べると、どうしても長期的に日本で生活を続けていくかどうかの見通しを立てづらい側面があります。

そのため、日本で就職を希望している理由を聞くことで、当該外国人がその後のキャリアプランをどのように考えているかを知ることができます。

 

母国の家族の年齢や家族構成を確認


採用後のマネジメントをしていく上で、当該外国人が日本の生活でどのような点に興味をもち、日本人のどういった言動が母国と違うと感じているのかを把握することは有益です。

可能であれば、母国の家族の年齢や家族構成を聞いておくことで、当該外国人が突然母国に帰りたいといって離職してしまうリスクがどの程度あるかを把握することができます。

 

在留資格変更手続が採用に与える影響

留学生の新卒採用の場合には、卒業後に必ず、在留資格を変更しなければなりません。

ここでは在留資格変更手続をしなければならないことが採用手続にどのように影響するかを説明いたします。

すなわち、日本人の場合と比べて、手続が多いため、時間に余裕をもっておかなければならないということです。

仮に、大学卒業後の4月1日に入社してもらおうと考えているのであれば、年明けの1月や2月に内定を出していたのでは、在留資格の変更許可が4月1日までに間に合わない可能性があります

内定後に留学生の卒業見込証明書や成績証明書を取得するように依頼しても、留学生自身が大学からの資料請求に時間をかけてしまうことも考えられ、実際に在留資格の変更許可申請を出すのが遅れてしまうリスクもあります。

こうしたリスクを回避するためには、早い段階から採用活動を始めておくことが寛容です。

この点、経団連のいわゆる新卒採用ルールの指針は外国人留学生を除外していませんので、このルールに従うのであれば、2020年度までは以下のとおりとなります。

 

新卒採用ルールの指針

 

広報活動は大学3年時の3月1日以降

選考活動は大学4年時の6月1日以降

内定は10月1日以降

余裕をもって活動するのであれば、解禁日からすぐに動けるようにスケジューリングをしておかなければなりません。

ただし、このルールは2020年度までで、2021年度からは撤廃することが決定しています。

ルール撤廃の背景には、外国資本の企業など、経団連に所属していない企業との均衡が取れないといった点や日本人留学生や外国人の採用手続にこのルールを適用するのが相当かといった点が挙げられています。

 

採用の自由化

2021年度からは採用の自由化が進んでいくと予想されています。

選考手続は、以下の①②が考えられます。

  1. ① 日本人の大学生と同じカテゴリーで行う方法
  2. ② 外国人留学生の枠を別に確保して日本人とは別に選考していく方法

日本人の大学生と同じカテゴリーで行う方法で進める場合には、グループディスカッションや集団面接において一定の配慮が必要です。

すなわち、日本人と同じ土俵で外国人が日本語でディスカッションに参加するのは、そもそも困難です。

そのため、①の方法では結局外国人は最終的に残っていないという可能性も出てきます。

こうした選考手続のやり方についても工夫が必要です。

 

内定通知と在留資格手続きの準備

最終的に、留学生を採用する場合には、内定通知を出して、在留資格変更手続の準備を進めていきます。

内定通知を用意し、内定承諾書に留学生に署名、押印してもらって企業に返送してもらうことでトラブルを防ぐことが必要です。

なお、日本人の内定通知と異なり、在留資格の変更が許可されない場合には、内定が効力を失うということを内定承諾書に明記しておくことが寛容です。

採用内定承諾書の様式はこちらをご覧ください。

そして、留学生の方に在留資格変更手続を任せっぱなしにするのは、手続の遅滞などのリスクがあるため、企業の側で主導的に手続を進めていく必要があります。

具体的には、大学の卒業見込証明書や成績証明書、必要があれば卒業論文など、専攻していた分野に関して一定の技能を有していること、成績優秀者を対象とした奨学金を受給していることを示す証明書などを内定者に提出してもらい、企業の人事担当者あるいは入管の取次ぎを行っている弁護士に依頼するなどして、在留変更許可申請の手続を進めます。

審査期間には、数か月を要することもあるので、遅くても卒業する年の年明けまでには申請を行うべきでしょう。

 

内定者研修で日本人と外国人留学生との交流を深める

内定を出してから採用するまでの間、日本人の場合でも内定者研修などを行う企業がありますが、外国人留学生の場合には、そうした研修の必要性が日本人の場合以上に高いといえます。

すなわち、留学生は日本人に比べてどうしてもコミュニティーが狭いため、早い段階で内定者同士をマッチングさせ、交流を深めておいてもらうことが有益で、内定辞退を防ぐのに繋がります。

この場合には、選考手続のときと異なり、日本人と内容が同じものについては、日本人と外国人が一緒に研修を受けてもらうことが効果的です。

内定をもらった日本人も、事前に外国人内定者と接点をもっておくことで入社する際にスムーズにコミュニケーションを取れるようになると考えられます。

 

中途採用の場合

転職理由を確認

従業員いわゆる中途採用の場合には、履歴書や職務経歴書を踏まえて、「どうして転職したのか(転職しようとしているのか)」を確認する必要があります。

このとき、日本人に比べ、外国人は転職をマイナスのものとして考えていないため、企業があまりに気にしすぎるとそれを察知した外国人の方から辞退をされるリスクもあるので、注意が必要です。

 

就労ビザの資格で日本に滞在している外国人の場合

身分に基づく在留資格をもつ外国人であれば問題はないのですが、就労ビザの資格で現在日本に滞在している外国人の場合には、内定の段階で、在留カードを確認して、現在の就労ビザの内容、有効期間をチェックしておく必要があります。

チェックするに当たってのポイントは、以下の2つです。

就労ビザの種別を変更する必要があるかどうか

採用したいと考える外国人の在留資格の種類が募集している職種と異なっている場合、そのまま就労させてしまうと資格外活動として不法就労になってしまいます。
したがって、この場合には、現在の在留資格の有効期限の期間の長さを問わず、在留資格の変更を行わなければなりません。

 

在留資格の有効期限があとどの程度残っているか

時計在留資格の変更を伴わない場合、有効期間の長さによって、手続は変わってきます。
有効期限が3か月以内でまもなく期限が切れる場合には、在留資格はそのままで期間を延長するために、在留期間の更新手続を行います。
このときに、採用する企業で雇用する予定である、あるいはすでに雇用を開始したとして、雇用契約書や会社案内といった業務内容がわかる資料を提出することになります。
また、有効期間が3か月以上残っている場合には、在留資格の変更を伴わない以上、すぐに在留資格に関する手続をする義務はありません。
もっとも、次回更新時に更新が許可されないといったリスクを回避するために、在留資格認定証明書を取得することを検討します。
在留資格認定証明書とは、当該外国人が保有している在留資格で、転職した内容の業務を行うことが可能であることを示す書類になり、入国管理局が交付しています。
この在留資格認定証明書があれば、次回更新時にスムーズに更新手続が行えるというメリットがあります。
この手続は、入国管理局に在留資格認定証明書の交付申請を行うことで取得が可能です。

< 中途採用の場合の在留資格手続について >

有効期限が3か月以内 有効期限が3か月以上
在留資格の変更が必要 在留資格の変更手続 在留資格の変更手続
在留資格の変更は不要 在留期間の更新手続 在留資格証明書の取得

 

 

海外に住んでいる外国人を日本に呼び寄せる場合

求人活動を行い、実際に対象者と面接を行ってやり取りを行っていきます。

ただし、現地法人をもっている企業であれば、現地法人の担当者が直接対面で面接を行うといった方法で面接を進めることができますが、そうでないケースでは、日本に住んでいる留学生のように、何度も面接をするために日本の企業の事務所にまで来るように促すことは難しいですし、逆に企業側が何度も現地を赴くのも現実的ではありません。

したがって、インターネットを利用した会議システムで面接を行っていくことを検討すべきです。

現在では、SkypeやGoogleハングアウト、Facetimeといったテレビ会議システムがあるため、こうしたツールを利用してFace to Faceでやり取りを行うことが可能です。

もっとも、中国では国家の政策によりGoogleのサービスが一切利用できないため、GoogleハングアウトやGmailでのやり取りもできません。

中国人とのコミュニケーションには、WE Chatは必須のツールであるといえます。

内定を出すに当たって気をつけること

違反実際に内定を出すにあたっては、採用条件をしっかりと詰めておくことが必要です。

日本で生活している外国人と異なり、日本での給与水準や生活の物価状況などの理解がないことが多いため、給与額をめぐってトラブルになるリスクが海外から日本へ呼び寄せる形での採用の場合起こりやすくなります。

また、国際郵便などを使用して、内定通知書や承諾書の送付のやり取りをするのもコストがかかりますので、この場合には条件をすり合わせて、直接雇用契約書を作成するという方法も検討していくことになります。

やり取りを口頭で行うと証拠が残らなくなってしまいますので、基本的にはメールやチャットなどで条件面のすり合わせは行い、人柄や業務への資質の確認には面接を利用するといった使い分けが必要になってきます。

そして、海外から日本へ呼ぶ場合のビザの手続については、基本的に現地の日本大使館を通じて行います。

したがって、当該外国人に必要となる書類を日本から海外へ送付し、当該外国人に日本大使館へ赴いてもらう必要があります。

その意味では、ここで早くも企業のマネジメント能力が求められることになります。

 

 

技能実習生を採用する場合

技能実習生を受け入れようと考えた企業は、管理団体の選定を終えたのちに、管理団体の職員とともに現地を訪問し、日本で技能実習を希望する外国人と面接を行います。

ここで、自社で受け入れをしてもよいと考える候補者を選び、実習を実際に進めていくための手続を進めていくことになります。

技能実習の流れは、下図のとおりです。

技能実習の流れ

1年目:技能実習1号の資格での実習
2か月間の管理団体の監督下で座学を受け、その後企業が雇用関係を形成して実習を行う

2年目、3年目:2号技能実習を2年間にわたって実施

一般管理事業の管理団体を利用している場合には、1か月の一時帰国

4年目、5年目:3号技能実習を2年間にわたって実施

 

技能実習開始前に行うこと

認定申請

現地での面接を終え、候補者を選定したら、まずは1号の技能実習計画を作成し、認定申請を行います。

このとき、管理団体のサポートを受けながら計画書を作成し、外国人技能実習機構へ認定申請を行います(技能実習法8条1項)。

機構の地方事務所・支所の認定課に認定書類を郵送、持参の方法で提出します。

認定申請は、実習開始予定日の6か月前から行うことが可能です。

そして、実習開始予定日の4か月前までには申請を行わなければ、予定日に間に合わないということが起こりえます。

ここまで記載してわかるとおり、技能実習生を受け入れようと考えてから実際に受け入れることができるまでには、座学の研修期間も含めると半年以上かかるということです。

したがって、急な欠員補充という人材不足に対応する手段としては、技能実習制度は使えないと心得ておく必要があります。

認定申請書はこちらの書式のとおりです。

認定申請は、一度に複数人の技能実習生を受け入れる場合でも一人一人作成しなければなりません。

 

技能実習計画の作成

団体管理型の場合、管理団体が受入企業を指導して実習計画を作成したことを証明するために、管理団体の署名、押印が必要になります。

認定申請書に技能実習計画を添付します。

技能実習計画書はこちらをご覧ください。

 

技能実習計画書には、

  1. ① 受入企業の情報
  2. ② 技能実習を実施する事業所の情報
  3. ③、④ 技能実習の区分
  4. ⑤ 技能実習の内容(対象業種)
  5. ⑥ 技能実習における目標
  6. ⑦ 2号、3号の場合には前の技能実習における目標の達成状況
  7. ⑧ 技能実習の期間
  8. ⑨ 管理団体の情報
  9. ⑩ 受入企業

における賃金といった待遇を記入します。

技能実習計画書に加えて、1号技能実習の場合には、入国後講習実施予定表を提出します。

これは、入国後2か月間の座学の講習予定を記入するものです。

企業単独型、団体管理型のそれぞれに異なる書式を使用します。

さらに、座学に引き続いて行われる実習についての予定表を作成します。

予定表には、行う業務の内容と指導員の役職、勤続年数を記入します。

1年間の計画ですので、1か月目から12か月までの業務内容を記載し、従事する期間を矢印で表記します。

その他にも使用する機材や材料についても記入をしなければなりません。

こちらの書式を参照ください。

 

ビザの手続き

こうした申請書類を作成して、技能実習計画の認定を受けたら、次はビザの手続を行わなければなりません。

すなわち、入国管理局で在留資格認定証明書を取得する必要があります(入管法7条の2)。

この在留資格認定証明書の交付申請に認定通知書が添付書類として必要です。

この手続は、技能実習生の代理人を管理団体が務め、管理団体が入国管理局へ手続を行います。

そして、入国管理局から取得した在留資格認定証明書を技能実習生へ送付します。

この認定書がなければ、日本に技能実習生が入国することはできません。

 

   
執筆者
弁護士 西村裕一

弁護士法人デイライト法律事務所 北九州オフィス所長、パートナー弁護士

所属 / 福岡県弁護士会

保有資格 / 弁護士・入国管理局申請取次者

専門領域 / 法人分野:労務問題、外国人雇用トラブル、景品表示法問題 注力業種:小売業関連 個人分野:交通事故問題  

実績紹介 / 福岡県屈指の弁護士数を誇るデイライト法律事務所のパートナー弁護士であり、北九州オフィスの所長を務める。労働問題を中心に、多くの企業の顧問弁護士としてビジネスのサポートを行っている。労働問題以外には、商標や景表法をめぐる問題や顧客のクレーム対応に積極的に取り組んでいる。





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