解雇予告通知書とは?弁護士が解説【テンプレート・雛形付】

監修者
弁護士 宮崎晃

弁護士法人デイライト法律事務所 代表弁護士

保有資格 / 弁護士・MBA・税理士・エンジェル投資家

従業員に解雇予告をする際、書面により行うことがあり、この書面を「解雇予告通知書」といいます。

解雇の日付や理由を告知するための重要な書面ですが、ふだん作成する機会がないと、「どのように書けばいいのかわからない」とお悩みの担当者の方もいらっしゃるかもしれません。

このページでは、解雇予告通知書について、記載例をお示ししながら弁護士がその意義や注意点を解説します。

実務で使えるテンプレートもご用意しておりますので、ぜひ最後までお読みください。

解雇予告通知書とは?

解雇予告通知書(かいこよこくつうちしょ)とは、従業員に解雇予告をする際に、その従業員に対して交付する書面のことです。

会社が従業員を解雇するときは、法律上、解雇日の少なくとも30日前にはそのことを従業員に予告しなければならないとされています。

これが、解雇予告という制度です。

【根拠条文】

(解雇の予告)

第二十条 使用者は、労働者を解雇しようとする場合においては、少くとも三十日前にその予告をしなければならない。

三十日前に予告をしない使用者は、三十日分以上の平均賃金を支払わなければならない。

但し、天災事変その他やむを得ない事由のために事業の継続が不可能となつた場合又は労働者の責に帰すべき事由に基いて解雇する場合においては、この限りでない。

②・③ (略)

引用元:労働基準法|電子政府の総合窓口

会社からの給料で生計を立てている従業員にとって、突然会社から解雇されたのでは、日々の生活が立ちゆかなくなるおそれがあります。

そこで、従業員の生活の安定を図るため、次の仕事を見つけるまでの時間的余裕を持たせる意味も含めて、解雇には原則として事前の予告が必要とされているのです。

法律上は、単に「予告をしなければならない」と定められているにとどまり、解雇予告は書面で行わなければならないといった規定があるわけではありません。

そのため、解雇予告を口頭で行ったとしても、法的には解雇予告の義務を果たしたことにはなります。

しかし、解雇は従業員の地位を失わせる重大な意思表示であり、いつ解雇予告を行い、いつ実際に解雇されるのかといったことを、明確にしておく必要があります。

法律に定めがないからといって、これを口頭で行うと、後のトラブルの元となりかねません。

客観的な証拠を残して紛争を未然に防ぐという観点から、解雇予告は書面で通知するのが一般的な方法となっています。

この際に解雇予告を通知する書面として交付されるのが、解雇予告通知書というわけです。

 

解雇予告通知書は何に使うの?

解雇予告通知書は、従業員に対して解雇予告の意思表示をするとともに、解雇の日時や理由を明示するために作成・交付するものです。

法律上求められているのはあくまで事前に解雇を予告することであり、書面を交付する必要はありませんが、解雇に関する事実関係を明確にしておくためには、解雇予告通知書の交付が重要となります。

たとえば、口頭で「解雇する」と告げるだけでも、法律上は有効な意思表示となります。

しかし、そのような証拠が残らない意思表示では、従業員に「聞いていない」といわれてしまうと、たとえ実際には告げていたとしても、そのことを裁判所に認定してもらうのは非常に難しくなってきます。

解雇の意思表示をしたという事実は、会社の側で証明しなければならないのです。

このように、解雇の意思表示をしたことの記録を残す必要があることから、解雇予告は口頭ではなく解雇予告通知書という書面によることが一般的となっているのです。

 

 

解雇予告通知書と解雇通知書との違い

解雇予告通知書と似て非なるものとして、「解雇通知書」というものがあります。

これらの違いは読んで字のごとく、通知する内容が「解雇予告」なのか、「解雇」なのかという点です。

会社が従業員を解雇する際は、事前に解雇予告しなければならないのが原則でした。

しかし例外的に、事前の解雇予告なく即時に解雇できる場合が労働基準法に定められています。

この例外にあたる場合は、解雇予告というワンクッションを置くことなく即日の解雇となりますので、「解雇予告通知書」ではなく「解雇通知書」によって解雇の意思表示をするというわけです。

もっとも、解雇予告は従業員の生活安定を図るための重要な制度ですので、即時解雇できる場面は限定されています。

ひとつは、上記の条文中、「三十日前に予告をしない使用者は、三十日分以上の平均賃金を支払わなければならない。」という部分です。

これは、解雇の30日前に解雇を予告しないときは、30日分以上の平均賃金を支払うよう義務づけているものです。

逆にいうと、30日分以上の平均賃金を支払うのであれば、事前に解雇予告をすることなく即時に解雇できるということです(ただし、正当な理由が必要となります。)。

このように 解雇予告に代えて支払われる金銭のことを、「解雇予告手当」といいます。

解雇予告手当の支払いがあれば、従業員としては30日間働いたのと金銭的には同じことになりますので、即時の解雇を認めても従業員に不利益はないだろうということです。

なお、ここでいう「平均賃金」とは、世間一般における平均ではなく、解雇される従業員自身の、直近3ヶ月間の賃金の平均のことを指します。

例外の2つめは、「但し、天災事変その他やむを得ない事由のために事業の継続が不可能となつた場合又は労働者の責に帰すべき事由に基いて解雇する場合においては、この限りでない。」の部分です。

すなわち、やむを得ない理由のために事業の継続が不可能となった場合や、従業員に原因のある解雇(典型的には懲戒解雇)の場合には解雇予告も解雇予告手当の支払いも不要で即時解雇が可能となります。

こちらは、解雇予告手当の支払いすらないので、解雇される従業員にとっては不利益といえますが、事業が継続さえできない場合や、本人に解雇の責任があるような場合については、それもやむを得ないとされているのです。

これらの例外に該当して従業員を解雇する場合には、事前の解雇予告は不要であり、さらに2つめの例外にあたるケースでは、解雇予告手当を支払うことすらなく、即時に解雇することが可能です。

これらの場合においては、「解雇予告通知書」ではなく「解雇通知書」を交付することになります。

従業員に対する解雇の意思表示が含まれている点では解雇予告通知書と共通ですが、解雇予告の場合と異なって即時解雇ですので、解雇と同時に交付されるのが通常です。

解雇予告通知書と解雇通知書の違いについて、ポイントは次のとおりです。

  • 従業員を解雇する際には事前の解雇予告が必要なのが原則であるが、解雇予告手当を支払うか、事業の継続不能などの例外的な事由がある場合には、解雇予告を経ずに即時解雇が可能である。
  • 解雇予告を行う際には「解雇予告通知書」を交付し、即時解雇を行う際には「解雇通知書」を交付する。
解雇予告通知書 解雇通知書
交付目的 解雇予告の通知 解雇の通知
交付時期 解雇予告と同時(少なくとも解雇の30日以上前) 解雇と同時

混同しそうな名称ですが、以上のとおり解雇予告通知書と解雇通知書は用いる場面が異なります。

解雇予告通知書を交付しなければならないのに誤って解雇通知書を交付した場合、違法に即時解雇をしているかのように見えますので、いずれを交付すべきかには気をつけていただきたいと思います。

解雇通知書について詳しくお知りになりたい方は、こちらをご覧ください。

 

 

解雇予告通知書のテンプレート

解雇予告通知書の意味についてはご理解いただけたと思いますが、実際に作成するとなると、具体的にどのような文面とするかのイメージがないと作成は難しいかもしれません。

解雇予告通知書自体はさほど複雑な記載が求められるものではありませんが、従業員としての地位を喪失させる重要な文書ですので、要所を押さえてきっちり作成する必要があります。

以下に、解雇予告通知書のテンプレートを掲載しています。

あくまで1つの作成例ですので、一字一句これを真似る必要はありませんが、作成の際の参考としていただければ幸いです。

解雇予告通知書のテンプレート(Word形式、PDF形式)を無料でダウンロードいただけます。

ダウンロードはからどうぞ

その他契約書のダウンロードは、こちらをご覧ください。

 

 

解雇予告通知書の例文と解説

上記のテンプレートを参考に必要項目を記載していただければ、解雇予告通知書としての体裁は整います。

以下では、解雇予告通知書に記載する項目について解説します。

それぞれの項目がどのような意味をもつか理解を深めていただくことで、必要な記載が漏れるといったことの防止にもつながります。

解雇予告通知書を作成する際は、1つ1つの項目を確認しながら慎重に作業していただければと思います。

表題

文書の表題は、端的に「解雇予告通知書」とします。

文書の性質は全体を見て総合的に判断しますので、表題の誤りによって直ちに文書が無効となるわけではありません。

しかし表題と本文の内容に不一致があると、「どちらが正しいのか」という余計な疑問が生じてしまいます。

解雇予告を通知する文書であることをまず冒頭ではっきりとさせるために、「解雇予告通知書」と題するのが適切といえます。

 

宛名

宛名は、解雇対象とする従業員の氏名を記載します。

解雇は、従業員との雇用契約を終了させるという会社の意思表示ですので、誰に対する意思表示なのかを書面上でも明確にしなければなりません。

整理解雇などで解雇対象者が多数にのぼる場合であっても、「従業員各位」などと省略せずに、対象者それぞれの氏名を具体的に記載する必要があります。

なお、対象者が複数名の場合は、それぞれ別の書面を作成した方が良いでしょう。

 

会社名

会社名の欄は、会社の商号(正式名称)とともに、通常は代表者氏名を記載します。

会社の印鑑は必要?

近年、リモートワークの普及や業務のデジタル化を推進する流れもあり、押印の見直しが進められています。

解雇予告通知書は法律上作成が義務付けられている書面ではなく、会社の押印がないと無効となるといったことはありません。

しかし裁判実務では、文書の成立の真正(その文書が本物かどうか)を判断する際には、まだまだ押印の有無が重視されているのが現状です。

また、解雇予告通知書は従業員に解雇を通知するものとして、非常に重みがあるものでもあります。

押印がなくとも解雇予告通知書として有効ではありますが、会社としての正式な決定であることを明確にするためにも、特に支障がないようであれば会社の印鑑を押して交付することをおすすめします。

 

作成年月日

文書の作成年月日は、一般的にはその文書を作成した日付を記載します。

ただし、作成日と従業員への交付日にタイムラグがある場合は、実際に従業員に交付する日を記載しておくほうがよいでしょう。

 

解雇の意思表示

解雇予告通知書では、解雇の意思表示をはっきりと表記する必要があります。

一例としては、「下記の理由により、◯月◯日付けで貴殿を解雇します」のような書き方となります。

万が一、解雇の意思表示と認められないことになると、改めて解雇予告をしなおすことになりますので、「解雇します」と断定的に書くことがポイントです。

また、お示ししたテンプレートでは、通知が労働基準法に基づく解雇予告としてなされていることを明確にするため、「なお、本通知書は、労働基準法20条に定める解雇予告であることを、あわせて申し添えます。」としています。

このような確認の文言がなくとも、表題や文面がきっちりしていれば、ほとんどのケースで労働基準法に基づく解雇予告であると認定されると考えられます。

しかし解雇は紛争に発展する可能性が高く、可能な限り疑義の生じない形とするために、このような一文を入れておくことが望ましいと言えます。

 

解雇年月日

解雇予告通知書には、解雇年月日を記載しましょう。

解雇は、従業員としての身分を失わせる意思表示ですので、いつの時点で効力が発生するのかということを明示しておいた方が無難です。

解雇日までは従業員の身分を有することになりますので、従業員が解雇通知書を受け取ったものと誤解して出勤しなくなることのないよう、上記のテンプレートでは、「下記の期日までは通常通り勤務してください」としています。

もし、自宅待機してもらいたいときはその旨記載すればよいでしょう。

解雇予告は解雇日の少なくとも30日以上前にする必要がありますので、解雇年月日を記載するときは、基本的には解雇予告の日の30日以上先の日付とします。

解雇日まで30日に満たない場合、その分の賃金(平均賃金を基準とした日数分)を支払う必要があります。

例えば、会社が20日後に従業員を解雇しようとするときは、

解雇予告を解雇日の20日前に行い、これに加えて10日分の給料に相当する金額の解雇予告手当を支払うという方法をとっても構いません。

 

解雇理由は具体的に記載すべき?

上述したとおり、法律上、解雇予告通知書は作成する義務はなく、その書き方についても明確に定まっていません。
しかし、解雇は正当な理由がなければ無効となってしまいます。

根拠条文

(解雇)

第十六条 解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする。

引用元:労働契約法|e-G

「客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合」とは、簡単に言えば、従業員を解雇する正当な理由がない場合をいいます。

法律上このような定めがあるため、解雇の有効性が争われる訴訟では、解雇に正当な理由があるかという点がしばしば争点となります。

解雇予告通知書に解雇理由の記載がまったくない事案では、解雇に正当な理由がないのではないかとの疑念が生じるおそれがあります。

他方で、あまりに詳細に事実を書きすぎると、それが文書の形で残りますので、万が一事実関係に誤りがあった場合、やはり不当解雇ではないのかという問題が生じる危険があります。

そこで解雇理由は、該当する就業規則の条文違反を端的に指摘するとか、従業員も認めている争いのない事実を簡潔に記載するにとどめるといった程度にしておくことが無難と思われます。

もっとも、適切な記載要領は状況に応じて異なります。

そのため、解雇予告通知書を作成する場合は労働問題に詳しい弁護士に相談されると良いでしょう。

 

 

解雇予告する会社側のポイント

解雇は、会社からの一方的な意思表示によって従業員の地位を失わせるものであり、従業員が解雇に不満を持つことも少なくありません。

従業員を解雇する際は、後に裁判で解雇が無効とされることのないよう、有効性を争われることを念頭に置きながら慎重かつ適正に進める必要があるといえます。

ここでは、会社が解雇予告をする際に気をつけるべきポイントをいくつかご紹介します。

会社都合の退職をスムーズに進めるために解雇予告通知書を活用

従業員を解雇するとき、口頭のみで「もう会社に来なくていい。」などと伝えると、トラブルに発展する可能性があります。

ましてや、会社都合の場合、突然解雇を宣告された従業員からすると到底納得できないでしょう。

そのため、解雇予告通知書を作成し、できれば30日以上前に交付することをお勧めします。

 

解雇予告通知書の発行は義務?

上述したとおり、解雇予告は口頭でも有効であるため、解雇予告通知書の発行が義務ということはありません。

ただし、解雇理由を記載した「解雇理由証明書」については、従業員から交付を求められた場合は、これを交付する義務があります。

また、解雇予告通知書は、交付の義務はないものの、口頭で解雇予告を行うことのリスクについてはこれまでご説明してきたとおりです。

解雇理由通知書は発行の義務があるものではありませんが、義務がないから発行しないということは推奨できません。

紛争のリスクを少しでも低くするためには、解雇予告通知書の交付をお勧めします。

解雇予告手当について

従業員を解雇する場合は、事前に解雇予告をする以外に、解雇予告手当を支払うというやり方もあります。

解雇予告手当とは、30日分以上の平均賃金を支払うことで、事前の解雇予告なく即時に解雇できるというものでした。

従業員からすると、解雇されるまでの時間的猶予はなくなるわけですが、解雇予告手当の支払いにより金銭的にはその分働いたのと同じことになるため、不利にはなりません。

会社の立場からは、いずれにしても30日分の人件費が発生するのであれば、その分働いてもらった方が得とも思われますが、事業場の閉鎖によりやってもらう仕事がない場合や、懲戒に近いような事案で一刻も早く退職してほしい場合などもあると考えられます。

そのような場合には、解雇予告手当を支払って即時解雇とすることも合理的といえるでしょう。

解雇予告手当は、解雇予告の際に支払うのではなく、解雇予告をしない場合に、その代わりとして支払う金銭です。

名称に「解雇予告」との文言が入っているため混同しそうになるかもしれませんが、解雇予告手当を支払うのであれば、解雇予告ではなく即時解雇となります。

したがって、解雇予告手当を支払って解雇する場合は、従業員には「解雇予告通知書」ではなく「解雇通知書」を交付することになりますので、注意が必要です。

解雇予告手当についてのさらに詳しい解説は、こちらをご覧ください。

 

業績不振の場合に用いる書式は異なる?

解雇の中でも、会社の業績不振による人員整理のための解雇を「整理解雇」といいます。

整理解雇の場合、解雇理由が経営不振を理由とするものとなるため、解雇理由の記載をそれに沿ったものとする必要があります。

書式を変えなければいけないわけではありませんが、参考として整理解雇用の解雇理由通知書をご用意しておりますので、ご活用いただければと思います。

合わせて読みたい
整理解雇通知

 

解雇には正当な理由が必要

解雇理由の項目で、解雇には正当な理由が必要であるとご説明しました。

会社と比べて従業員は弱い立場に置かれやすい上に、従業員は日々会社から給料の支払いを受けることで生計を立てていることから、従業員としての地位を会社の都合で簡単に失うことのないように、解雇は法律上厳しく制限されているのです。

また、解雇は従業員と話し合って決めるわけではなく、基本的に会社の一方的な判断によって行われるため、納得していない従業員から後日争われることも珍しくありません。

このため、従業員を解雇する際は、正当な理由を満たしているかということを慎重に検討の上判断しなければならないのです。

具体的にどのような事情があれば正当な理由と認められるかについての詳細は、こちらをご覧ください。

労働問題に強い弁護士に相談する

有効に解雇をするには正当な理由が必要となりますが、なにをもって正当な理由というのかは難しい問題です。

たとえ会社側の主観で正当な理由があると思えたとしても、裁判の場でそれが認められなければ、解雇は無効となってしまいます。

そのような事態を避けるためにも、従業員の解雇を検討される際には、労働問題に強い弁護士にご相談されることをおすすめします。

労働問題に強みを持つ弁護士であれば、解雇についても知識と経験の蓄積が豊富にあります。

解雇の有効性についても見通しを助言できますので、そのような弁護士のサポートを受けることで、安心して解雇を進めることができるでしょう。

労働問題での弁護士選びの重要性については、こちらをご覧ください。

 

 

解雇予告をされた従業員側のポイント

ここまで、解雇予告をする会社側の視点で注意点を説明してきました。

ここからは、解雇予告をされた従業員の立場で気をつけるべきポイントをお伝えします。

会社が解雇予告通知書を渡してくれない場合

もし、会社から解雇予告通知書を交付されることなく口頭で解雇予告をされたのであれば、解雇予告通知書を交付するよう請求することが大切です。

解雇予告通知書には解雇の時期や理由が記載されており、これらの事項を正確に把握するためにも、通知書の発行を求めておくべきといえます。

もっとも、会社は解雇予告通知書を発行する義務を負っているわけではないため、発行を拒否することも考えられます。

もし解雇予告通知書を請求しても交付してもらえないようであれば、「解雇理由証明書」を請求しましょう。

解雇予告通知書と異なり、解雇理由証明書は、従業員から請求されると必ず発行しなければなりません。

本来、解雇予告を解雇予告通知書によって行うことは、証拠を残しておくという意味で、会社にとってもメリットのあることといえます。

にもかかわらずこれを交付しないというのは、会社が労務の知識に疎いとか、正当な理由を欠く不当解雇であるなどといった可能性も、ないとはいえません。

解雇理由を知ることは従業員の権利とも言えますので、解雇予告通知書が交付されない場合は、ぜひ解雇理由証明書だけでも入手しておきたいところです。

 

解雇されたときにハローワークに提出すべき書類

会社から解雇された場合、失業保険の給付対象となる可能性があります。

失業保険は離職理由によって受給条件が変わってくるため、失業保険の申請をする際は、離職理由を明らかにする必要があります。

このため、失業保険を申請するときは、ハローワークに離職票を提出しなければなりません。

解雇の場合は、懲戒解雇でない限り、離職理由は基本的に「会社都合」となりますので、ハローワークに提出する前に離職理由に誤りがないことを確認しましょう。

 

解雇に納得がいかない場合

解雇は会社側の判断で一方的に決められるため、解雇に納得がいかない方も少なくないことと思います。

仮に解雇に納得がいかないのであれば、裁判によって解雇の有効性を争うことができます。

また、解雇の有効性に疑問があり、裁判を起こすかはともかく、とりあえず弁護士の法的な見解を聞いてみたいということもあるでしょう。

もし解雇に関して不満や不服があるようであれば、一度弁護士にご相談されることをおすすめします。

労働問題で弁護士を探される際は、「労働問題に強い従業員側の弁護士に依頼する」ことが重要です。

弁護士は法律の専門家として幅広い案件に対応していますが、それぞれの弁護士に得意分野や注力分野があるのも事実です。

特に、解雇の有効性を的確に判断するとなると、労働事件についての十分な知識と経験が求められます。

そこで、解雇の問題を相談するのであれば、弁護士の中でも労働事件の取り扱い経験が豊富な弁護士を選ぶのが適切といえます。

 

 

まとめ

このページでは、解雇予告通知書について、実際の記載例も交えながら解説してきました。

最後に、記事のポイントを要約します。

  • 会社が従業員を解雇するときは、原則として30日以上前に解雇を予告しなければならず、解雇予告を書面化したものを、「解雇予告通知書」という。
  • 解雇予告手当を支払った場合など、例外的に解雇予告なしの即時解雇が可能な場合には、「解雇予告通知書」ではなく「解雇通知書」を交付する。
  • 解雇予告通知書を交付する義務はないが、解雇についての紛争を予防する観点からは、解雇予告通知書を交付しておくことはきわめて重要といえる。
  • もし会社から解雇予告通知書が交付されない場合は、交付を請求し、それでも交付されなければ、「解雇理由証明書」の交付を求めるべきである。
  • 解雇の有効性を的確に判断するには労働事件についての高い専門性が必要であり、会社側・従業員側ともに、解雇については労働問題に強い弁護士に相談することが重要である。

当事務所では、労働問題を専門に扱う企業専門のチームがあり、企業の労働問題を強力にサポートしています。

Zoomなどを活用したオンライン相談も行っており全国対応が可能です。

解雇問題については、当事務所の労働事件チームまで、お気軽にご相談ください。

この記事が、労働問題にお悩みの企業にとってお役に立てれば幸いです。

 

 




  

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