解雇通知書|書式について企業・労働者が確認すべきこと【弁護士が解説】

執筆者
弁護士 阿部尚平

所属 / 福岡県弁護士会

保有資格 / 弁護士

解雇通知書とは

解雇通知書とは、会社が労働者に対して、解雇の意思表示を通知する書面のことをいいます。

法律上、解雇は口頭であっても通知が可能です。

しかし、口頭での通知は、後から通知されたかどうかを巡ってトラブルになる可能性があります。

したがって、確実に解雇の意思表示をしたことを示すために解雇通知書は重要となります。

 

 

解雇通知書と解雇予告通知書の違い

解雇通知書と解雇予告通知書の違い

解雇通知書と似ている名前の書面として、解雇予告通知書というものがあります。

この2つの書面の違いはどのような点にあるのか、以下で解説をしていきます。

解雇は、原則として30日前までに解雇予告をしておかなければならないとされています(労働基準法第20条1項)。

【根拠条文】

(解雇の予告)

第二十条 使用者は、労働者を解雇しようとする場合においては、少くとも三十日前にその予告をしなければならない。三十日前に予告をしない使用者は、三十日分以上の平均賃金を支払わなければならない。但し、天災事変その他やむを得ない事由のために事業の継続が不可能となつた場合又は労働者の責に帰すべき事由に基いて解雇する場合においては、この限りでない。
(略)

参考:労働基準法|e-Gov法令検索

そのため、解雇を行う場合には、解雇予定日の30日前までに労働者に対して解雇の意思表示を行いますが、このときに発出する書面が解雇予告通知書になります。

他方、解雇までの予告日数が30日に満たない場合、会社側は労働者に対して解雇予告手当を支払わなければなりません。

解雇予告手当を支払ってでも即日解雇したいと考える場合には、解雇通知書を発出し、その後に解雇予告手当を支払うことになります。

以上のように、2つの書面の違いは解雇予定日の30日前までに発出されているかどうかという点にあります。

両書面の違い

項目 解雇通知書 解雇予告通知書
共通点 解雇の意思を通知する書面
使用時期 即日解雇のときなどに使用 30日前までに解雇するときに使用
解雇予告手当 必要 不要

なお、当事務所は、解雇予告通知書のサンプルをホームページ上に公開しており、無料で閲覧やダウンロードが可能です。

解雇予告通知書の書き方・書式についてはこちらからどうぞ。

 

 

解雇通知書の重要性

企業側

既に述べたとおり、解雇を行う場合には、基本的に解雇通知が必要とされています(労働基準法第20条1項)。

解雇通知書を交付して解雇の意思表示を明確にすることで、企業としては解雇を行なった事実を明確にすることができ、解雇予告の有無に関する紛争を未然に防止することが出来ます。

労働者側

解雇通知書には、自分が解雇される理由が記載している場合が多いです。

したがって、解雇の有効性を検討するために重要な書面ということになります。

なお、後記において詳しく解説しますが、解雇通知書に解雇の理由が記載されていない場合、労働者は使用者(会社)に対して、解雇理由を照会することが可能です。

また、解雇日を確認することで解雇予告手当を受け取れるか否かが変わってきます。

したがって、その点を確認できる意味でも解雇通知書は重要になります。

 

 

企業は解雇理由を求められたら解雇理由証明書を提示しよう

労働基準法は、「労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の理由(退職の事由が解雇の場合にあっては、その理由を含む。)について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。」と定めています(労働基準法第22条1項)。

引用元:労働基準法|e-Gov法令検索

そのため、解雇した従業員から解雇理由の通知を求められた場合、この規定に従って企業は遅滞なく証明書を交付する義務があることになります。

「遅滞なく」とは、「可及的速やかに」という意味で理解されていますから、可能な限り早く交付するようにしましょう。

 

 

解雇通知書【書式ダウンロード】

 

【解雇通知書】のひな形をダウンロード

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解雇通知書の書き方

必要最低限の項目

最解雇通知書に低限必要な記載すべき事項

解雇通知書に記載すべき事項としては、①解雇する従業員の氏名、②社名(代表者名を追記しても可)、③解雇通知書の作成日、④解雇する日付、⑤解雇の意思表示、⑥解雇の根拠となる就業規則の規定などが挙げられます。

解雇通知書は法律で作成が義務付けられているものではありませんので、何を書くべきかが法律で決まっているわけではありませんが、以上のような事項は最低限必要でしょう。

上記の解雇通知書のサンプルは、上記の必要項目を網羅しています。

これに加えて、解雇理由をあらかじめ記載しておく方法も考えられます。

解雇理由をあらかじめ記載するメリットは、後から従業員に解雇理由を求められた際に、応答する必要がないということです。

注意点〜解雇理由を書くべきか?〜

解雇理由を記載する場合、その記載内容には十分注意すべきです。

従業員が解雇を争う場合、解雇理由が事実と異なることを理由に反論することが予想されます。

その場合、解雇理由の存在について、企業は立証責任を負います

また、解雇理由が存在したとしても、それが解雇相当と言えるほど重大なものでなければなりません。

裁判実務において、この解雇理由の立証は簡単ではありません。

したがって、解雇通知書を作成される場合、事前に労働問題に精通した弁護士に相談されることをお勧めいたします。

注意点〜条件付きの解雇予告〜

問題を起こした従業員を解雇する前に、退職勧奨を行っているケースもあります。

そのような場合に、自主退職しない場合には解雇するとか、●●の条件を満たさない場合には解雇するといった解雇通知を行うこともあるかもしれません。

このような条件付の解雇予告は、労働基準法の求めている解雇予告としては認められていません。

そのため、解雇が確定している場合には条件付の解雇予告であると捉えられないよう、文言に注意する必要があります。

試用期間の場合の解雇通知書で注意すべきこと

試用期間中でも解雇は簡単にできない?

試用期間について、多くの会社はその文字通り、「お試し期間」と捉えています。

すなわち、お試しで働いてもらって合わなければ即解雇できる、という捉え方です。

しかし、これは明らかな誤解です。

試用期間中といえでも、会社はよほどのことがなければ、その従業員を解雇できません。

 

解雇予告は不要?

試用を開始してから14日以内に解雇を行う場合には解雇予告は不要とされています(労働基準法第21条)。

参考:労働基準法|e-Gov法令検索

しかしながら、試用開始から14日を超えて解雇をする場合には、通常の解雇と同様に30日前までの解雇予告が必要となる点に注意が必要です(労働基準法第20条)。

30日前に満たない場合には解雇予告手当てに相当する金額を支払う必要が出てきますので、試用期間中の解雇判断は余裕を持って行いましょう。

無断欠勤の場合の解雇通知書で注意すべきこと

既に解説したとおり、従業員には解雇の通知を行わなければなりません。

これは無断欠勤を続けている従業員であっても同じです。

たとえ就業規則に「無断欠勤●日以上の場合は自動的に退職となる」というような条文を置いていたとしても、労働基準法が優先されますから、解雇通知は基本的には必要となる可能性が高いと思われます。

会社に出てこない以上、手渡しで交付することは難しいでしょうから、基本的には郵送による通知となることが予想されますので、内容証明郵便による通知を行うように注意しましょう。

 

 

解雇通知書の通知方法

面談して書面を手渡す方法

法律上、解雇通知が有効とされるためには、解雇予告通知が解雇する従業員に間違いなく届くことが必要になります。

【ワンポイント・アドバイス】

面談して書面を手渡す場合、後から手渡した事実を証明するために、解雇予告通知書のコピー等を準備しておくか受領証を作成し、受領した旨の記載や受領日を記載してもらい、署名押印をするよう促しましょう。

このような手続きを踏んでいない場合、後々解雇通知書を受け取ったかどうかについてトラブルとなる可能性が残ってしまいますから、確実に手渡したことを示す証拠を残しておきましょう。


郵送する方法

解雇する従業員が既に出勤していない場合や、従業員が解雇通知書の手渡しに際しての受領証等の記載を拒んだ場合には、郵送によって通知する方法も考えられます。

郵送による通知の場合、配達証明の付いた内容証明郵便を利用するべきです。

配達証明の付いた内容証明郵便によって、会社から従業員宛に郵便を送付した事実と送付した解雇通知書の内容を証明することが可能になります。

そのため、後から従業員がそのような書面を受け取っていないという主張を行うことを封じることが可能になります。

ただし、配達証明の付いた内容証明郵便は、本人に直接渡す郵便物ですので、受領拒否をされる可能性が残っています。

このような場合に備え、普通郵便を併用することも考えられますが、受領拒否の場合であっても、法律上は通常到達すべきであったときに到達したものとみなされますので(民法第97条2項)、特に心配する必要はありません。

メール等で送信する方法

解雇を通知する方法として、メール等を利用することも可能です。

メールの表題に解雇通知と記載し、本文に解雇通知書と同様の内容を記載して、添付ファイルに解雇通知書のデータを貼り付けるという形式を取れば問題はないでしょう。

ただし、メールは従業員に届いたかどうか、確認したかどうかを確かめる手段があまりなく、郵送や手渡しの方法よりも通知方法としては不安が残ります。

状況にもよりますが、より慎重を期したい場合は、メールでの通知だけでなく、郵送による通知も合わせて検討されると良いでしょう。

 

 

解雇通知書の通知の際に企業が確認すべきこと

解雇であることが確実に伝わる書面であるか

例えば、「●日からは会社に来なくてよい」といった漠然とした表現にとどまっている場合、従業員が書面を見ても自宅待機命令なのか解雇なのか分かりません。

このような解雇通知書では正しく解雇通知が行われたと認められない可能性もありますから、「解雇する」ということを明記しましょう。

解雇日が正確に伝わる書面であるか

解雇通知書に「本日をもって解雇とする」という記載しかされておらず、書面の作成日と従業員が書面を受領した日が一致しない場合には、従業員と会社との間で解雇日の認識が一致しない可能性があります。

解雇日は、解雇予告手当の要否に影響してきますから、●月●日付ということをしっかりと明記しましょう。

従業員に解雇を通知したことをあとから証明できるか

解雇通知を発出したとしても、その事実をあとから証明できなければ意味はありません。

解雇通知を行った事実を証明できるような方法を取れているかどうかを確実に確認しましょう。

 

 

解雇通知書を受け取った場合に労働者が確認すべきこと

解雇される日はいつか

まずは解雇日がいつかを確認しましょう。

解雇予告を受けている日が30日に満たない場合には、原則として、その日数分の給与相当額を解雇予告手当てとして請求することが可能になるからです。

ただし、①地震などの天変地異やそのほかのやむを得ない理由によって事業を継続することが困難となった場合や、②労働者に帰責性がある場合には、即時解雇が可能とされていますので、このような例外的な場合には解雇予告手当を受け取ることは出来ません(労働基準法第20条1項但書、同条3項)。

解雇理由の記載があるか

解雇通知書に解雇理由や解雇予告に至った経緯が記載してある場合には、法律上そのような理由による解雇が有効かどうかについて検討する必要があります。

そのため、解雇理由がどのようなものになっているかをしっかりと確認しておきましょう。

 

 

不当解雇と思ったら解雇通知書の受け取りは拒否できる?

不当解雇であると考えた場合、解雇通知書を受け取ることで解雇に納得したと思われるのではないかという気持ちから、解雇通知書の受け取りを拒否する方もいらっしゃるかもしれません。

解雇通知書の受け取りを拒否すること自体はもちろん可能です。

しかしながら、手渡しでの受け取りを拒否したとしても、会社が内容証明郵便によって解雇通知書を送付してきた場合、最終的には解雇の通知が有効に行われたとして扱われる可能性が高くなりますから、受け取りを拒否する意味は乏しいといえます。

一刻も早く解雇通知書の内容を確認して、解雇の有効性を争えるかどうかを検討する方が有意義でしょう。

 

 

解雇通知書【書式ダウンロード】

解雇通知書や解雇予告通知書の書式がほしいという方は、以下で無料ダウンロードが可能となっています。

ただし、企業の方による書式の使用は、自社において使用する場合のみに限らせて頂きます。

その他の場合は非弁行為(弁護士法違反)等の法令違反となる可能性があるため、使用は認めておりません。

また、こちらの書式はあくまでサンプルであり、個々のケースによって最適な内容は異なりますので、より詳しくは専門家にご相談ください。

 

【解雇通知書】のひな形をダウンロード

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まとめ

解雇通知書に関する注意点についての解説は以上となります。

解雇通知書は、解雇が行われることを示す重要な書類ですが、解雇そのものが有効となるためには、解雇理由が認められることも必要になりますが、経営者の方が想像されているよりも、解雇理由の認定が厳しいということが往々にして起こり得ます。

従業員の解雇を行いたいとお考えの経営者の方は、解雇に着手する前に労働事件を専門に取り扱うチームがある当事務所にご相談ください。





  

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