休職者の社会保険料立替えで回収不能｜回収方法やリスク対処法
会社が労働者負担分の社会保険料を立て替えた場合の回収不能リスクを減らすには労使協定の締結や就業規則の見直しなどの事前対策がとても重要です。
ここでは回収不能リスクの対策について解説していきます。
ぜひ参考になさってください。
目次
休職者の社会保険料を立て替えている会社からの相談
会社に、うつ病（私傷病）で休職中の社員がいます。休職中も当該社員に社会保険料の納付義務が生じています。
勤務しているのであれば、毎月の賃金から、本人負担分の社会保険料を源泉徴収して、社会保険料を納付することが可能ですが、休職中は賃金が発生しないため、源泉徴収することができません。
そのため、会社は社員に、社会保険料を納付するよう求めていますが、社員は全くこれに応じないため、回収できない本人負担分の社会保険料が高額に上っています。
そこで、賞与や退職金から、一括して相殺し、社会保険料相当分を回収したいと考えています。
この方法は法的に許されるのでしょうか。
賞与や退職金から社会保険料相当分を控除する労使協定が存在しなければ、一括して相殺することは困難です。
では回収できる方法はあるのでしょうか？
また、回収不能リスクを減らすためにできる対処法はあるのか、解説していきます。
休職中でも社会保険料は発生する？
休職中の社会保険料支払義務とは
そもそも、休職中の従業員にも健康保険料や厚生年金保険料などの社会保険料の支払義務は発生します。
休職期間中の給与をいくらにするかは、会社の就業規則などで定めることになります。
この点について、ノーワーク・ノーペイの原則から、ほとんどの会社では休職期間中の給与を無給としているのが現状かと思います。
もっとも、休職期間中の給与が無給だったとしても、従業員負担分と会社負担分は折半で支払義務は生じます。
会社が社会保険料を立替えるケースとは
上記のとおり、休職中の給与を無給とすると、従業員から従業員負担分の社会保険料の徴収が困難になることがあります。
そういった場合に、会社としては、一旦従業員負担分も含めて社会保険料を立替払いをし、後で会社から従業員に対して立替払分の社会保険料を請求するという方法も考えられます。
立て替えた社会保険料の回収方法
賞与や退職金から、一括して相殺できる？
賞与や退職金から社会保険料相当分を控除する労使協定が存在しなければ、一括して相殺することは困難です。
私傷病で休職中の社員の多くは、ノーワークノーペイの原則に従い無給です。そのため、高額な社会保険料を負担することができず、会社から請求が来ても支払わないため、会社が本人負担分を立て替えて支払っているケースは少なくありません。
会社としては当然、立て替えて支払った分を何とかして取り戻したいと考えると思いますが、賞与や退職金と相殺することは簡単ではありません。
なぜなら、法律上、賃金は原則として労働者に全額を支払わなければならないとされており、使用者が一方的に賃金と何かを相殺して、残りを支払うことは、原則として許されていないからです。
しかし、①法令に別段の定めがある場合、または②従業員の過半数を代表とする労働組合等との書面による労使協定がある場合には、賃金の一部を控除して支払うことができるとされています。
①法令に別段の定めがある場合
社会保険料の労働者負担分の源泉徴収については、法律上、被保険者の負担すべき前月の標準報酬月額にかかる保険料を報酬から控除すること、及び、被保険者の負担すべき標準賞与額にかかる保険料に相当する額を賞与から控除することが認められています。
したがって、賞与から源泉徴収できるのは、あくまで、「被保険者の負担すべき標準賞与額にかかる保険料に相当する額」に限られるのであり、本件のように立て替えて支払った本人負担分の社会保険料を一括して源泉徴収することは法律上認められていません。
②従業員の過半数を代表とする労働組合等との書面による労使協定がある場合
そこで、労使協定で、賞与や退職金から公租公課等を控除することをあらかじめ労使協定で合意を結んでおけば、賞与や退職金から一括して控除できる余地があります。
したがって、労使協定でどのような内容を定めておくかは、とても大切です。
労働者負担分の社会保険料を立て替えて支払ったけれど、回収できずお悩みの方は、労使協約の見直しも含め、ぜひ一度、労働問題専門の弁護士にご相談されることをお勧めします。
立て替えた社会保険料が回収不能になった場合の対応
会計上の仕訳や処理について
社会保険料の立て替えをした時には、会計上、「立替金」として処理することになります。
そして、立替金が回収不能と判断される場合には、「貸倒損失」に計上することが考えられます。
ただし、貸倒損失に計上するためには、客観的に回収不能と判断される場合に該当する必要があるため、従業員に立替金を請求した際の証拠（メールや内容証明郵便等）は残しておくべきでしょう。
従業員に請求するのに時効はある？
会社が従業員に対して請求する立替金請求権は、立て替えを行った時から5年で消滅時効が完成してしまいます（民法166条1項1号）。
参考：民法｜ｅ−Gｏｖ法令検索
休職期間中に毎月立替払いをしていた時は、立替をした時からそれぞれ5年の時効が進行すると考えられるため、注意が必要です。
立て替えた社会保険料の回収不能リスクを減らすには
会社が立て替えた社会保険料の回収不能リスクを減らすために、以下の対策が考えられます。
就業規則の見直し
就業規則において、休職期間中の社会保険料の支払い方法等について、あらかじめ明記して周知しておくことが考えられます。
就業規則には、社会保険料の支払い時期や賞与・退職金・復職後の給与からの相殺などを明記し、従業員負担分の社会保険料の取り扱いについて明確化し、画一的な対応ができるよう準備しておきましょう。
傷病手当金から支払ってもらう
傷病手当金は、病気やケガなどで従業員が働けなくなった場合に健康保険協会から支給される給付金です。
従業員が無給であったとしても、この傷病手当金を申請してもらい、受領した金額から社会保険料を会社に支払ってもらうということも手段の一つです。
なお、以前は全国健康保険協会（協会けんぽ）の傷病手当金の申請書には、「受取代理人の欄」というものがあり、傷病手当金を一旦会社が受領し、社会保険料を控除して残額を従業員に振り込むということが可能でした。
もっとも、2023年1月から申請書の「受取代理人の欄」が廃止され、原則従業員本人しか傷病手当金を受給できなくなりました。
そのため、現在においては、上記の会社が一旦受領して傷病手当金から社会保険料を控除するという方法は困難となっています。
代理受領の可否については、詳しくは管轄の健康保険協会にお問い合わせいただくのが最も良いでしょう。
しかし、今後は代理受領が難しくなったという前提で制度設計を考えた方が無難といえます。
復職後に請求
従業員が復職して給与の支給が再開されてから、会社から従業員に対して休職期間中の立替分の社会保険料を請求することも考えられます。
なお、復職せずそのまま退職となるケースでは、退職することが確定した後に社会保険料を請求することになります。
労使協定の事前締結
上記でも解説したとおり、賞与・退職金・復職後の給与から立替分の社会保険料を控除するためには労使協定の締結が必要です。
労使協定は、従業員の過半数で組織する労働組合、または従業員の過半数を代表する者と書面によって締結する必要があります（労働基準法24条1項ただし書）。
入社時に身元保証人と身元保証契約を締結しておく
入社時に身元保証人と身元保証契約を締結することによって、従業員から社会保険料を回収することが困難な場合に、身元保証人に請求することが可能です。
身元保証契約は、社会保険料の未回収の場合以外にもより多くの場面で効力を発揮することも多いので、可能な限りは締結しておくべきです。
専門の弁護士に相談
労働問題に精通している弁護士に相談することは、最も適切な方法です。
相談の最も望ましいタイミングとしては、平時に相談して、休職者が出る前に就業規則や労使協定を整備する方法をアドバイスしてもらい、万全の対策を整えておくことです。
回収が難しくなった場合の事後的な相談でも、回収のためのアドバイスや、代理人として従業員や身元保証人に対する請求書面を作成してもらうなど、弁護士が回収のサポートをしてくれることも期待できます。
立て替えた社会保険料についてよくあるQA
立て替えた社会保険料が回収できなかった場合どうなる？
会社が最終的に全額負担することになります。任意での交渉で支払ってもらえなかった場合には、従業員や（退職後であれば）元従業員に対して、訴訟を提起することも考えられます。
ただし、立替払いをした額が少額である場合、弁護士に依頼するのは経済的な観点から困難なケースもあるでしょうし、弁護士に依頼しない場合はその分会社に労力がかかるでしょう。
そのため、立替不能とならないよう、事前の対策を万全にすることを心掛けてください。
まとめ
休職した従業員から社会保険料の回収をすることは、なんらの事前対策をしない場合には容易ではありません。
そのため、就業規則の整備や労使協定の締結などの事前の対策が最も重要です。
事前の対策につき、就業規則や労使協定をどのような文言にするか、どのような事項を記載しておかなければならないか等は、あらゆるリスクを想定した上で、裁判でどのような判断がなされているかを正確に理解していなければ、適切な規程類を作成することはできません。
休職者の社会保険料の問題については、専門家である弁護士に相談して、適切な対応を心がけてください。
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