労働者名簿とは?労基署が問題視するポイントを教えて下さい。


採用についてよくある相談Q&A

経営者のイメージイラスト労働者名簿とはどのようなものですか?また、労働者名簿について、労基署はどのような場合を問題視しますか?

Answer

弁護士本村安宏労働者名簿とは、労働者の氏名等法所定の事項が記入された名簿です。使用者は、労働者名簿を作成・記入し、必要な訂正をし、かつ、3年間保存しておかなければ、労働基準法違反となります。

 

労働者名簿の調製義務

チェックリスト使用者は、事業場ごとに(2つ以上の事業場を持っている企業は、それぞれの事業場ごとに)労働者名簿を、各労働者(日日雇い入れられる者を除く。)について作成し、労働者の氏名、生年月日、履歴等下図に掲げる事項を記入しなければなりません(労基法107条・労基則53条)。

 

労働者名簿の記入事項

①氏名

②生年月日

③履歴

④性別

⑤住所

⑥従事する業務の種類(常時30人未満を使用する事業においては記入不要)

⑦雇入れの年月日

⑧退職の年月日及びその事由(解雇の理由も含む。)

時計とノートまた、上図の事項に変更があつた場合、使用者は遅滞なく訂正しなければなりません(労基法107条2項)。

さらに、使用者は、この労働者名簿を3年間保存しておかなければなりません(同法109条)。

なお、この3年間の起算点は、労働者の死亡、退職又は解雇の日となります(労基則56条1号)。

したがって、使用者は、労働者名簿を作成・記入し、必要な訂正をし、かつ、3年間保存しておかなければ、労働基準法違反となります。労働者名簿の違反の場合は30万円以下の罰金が法定刑となっています(労基法120条1号)。

 

 

パソコン等に保存する方法

近年はペーパーレス化が進んでいることから、労働者名簿をパソコン等で作成し、電子データとして保存する企業が増えています。このような場合、労働者名簿をわざわざ紙で出力して保存しなければならないのかが労働基準法上明らかではないため問題となります。

ノートパソコン

これについては、行政解釈(通達)があり、次の①及び②のいずれをも満たす場合には、労働基準法の要件を満たすものとして取り扱うとされています(平成7年3月10日基収第94号)。

①電子機器を用いて磁気ディスク、磁気テープ、光ディスク等により調製された労働者名簿に法定必要記載事項を具備し、かつ、事業場ごとにそれぞれ労働者名簿を画面に表示し、及び印字するための装置を備えつける等の措置を講ずること。

②労働基準監督官の臨検時等労働者名簿の閲覧、提出等が必要とされる場合に、直ちに必要事項が明らかにされ、かつ、写しを提出し得るシステムとなっていること。

弁護士竹下龍之介イラスト労働者名簿等の作成について、詳しくは労働問題に詳しい弁護士へご相談ください。

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