残業の許可制とは？導入時の注意点も解説
残業の許可制とは、残業をする場合には、残業時間や行う業務内容とその業務をしなければならない理由を残業を行う前に申請させることを言います。
ワークライフバランスが重視される現代においては、労働者の生産性を上げ、労働時間を短縮することは、企業が今後発展していくためにも必要なことです。
長時間労働が、これだけ社会問題化した我が国においては、もはや長時間労働問題は重大な経営リスクと言っても過言ではありません。
以下では、残業の許可制についての会社が注意すべきポイントなど詳しく解説していきます。
ぜひ参考になさってください。
目次
長時間労働のリスク
ワークライフバランスが重視される現代においては、労働者の生産性を上げ、労働時間を短縮することは、企業が今後発展していくためにも必要なことです。
長時間労働が、これだけ社会問題化した我が国においては、もはや長時間労働問題は重大な経営リスクと言っても過言ではありません。
残業代請求のリスク
長時間労働のリスクは様々ありますが、よく問題となる事項として未払残業代問題があります。
適切な形で残業代が支払われていれば発生しない問題ではありますが、大手企業でも残業代の未払いが報じられるなど、問題の根は深いといえます。
長時間労働が常態化しているような場合には、1000万円を超えるような残業代が請求される可能性もあります。
また、2020年4月からは、残業代の消滅時効の期間が2年から3年となりました。
さらに5年に時効期間が延長される可能性もあります。
したがって、今後、残業代請求の金額は高額化することが見込まれます。
突然、従業員から多額の未払残業代を請求される可能性があり、中小企業では経営危機に陥る可能性すらありえます。
過労死・過労自殺リスク
また、長時間労働を継続したことによって、労働者が過労死あるいは過労自殺した場合、企業は社会的責任はもちろんのこと刑事上、民事上でも責任を負う可能性があります。
企業は、労働者に対して、安全配慮義務を負っています。
安全配慮義務とは、簡単に言えば、会社が、労働者の生命や身体の安全や健康が害されないよう配慮しなければならない義務です。
安全配慮義務について、詳しくは以下をご覧ください。
会社が、労働者に対して、長時間労働を行わせている、あるいは黙認しているような場合で、結果として労働者が過労死や過労自殺してしまった場合には、安全配慮義務違反として民事上の責任を問われる場合があるのです。
その賠償金は数千万円から数億円に上ることもあります。
労働者が、過労死や過労自殺した場合には、マスコミによる報道で社会に周知され、いわゆるブラック企業のレッテルを張られることになります。
そうなれば、優秀な人材から就職を敬遠され、取引先の信用も失い、ひいては国民の信用も失うことになりますから、企業にとっては、死活問題となります。
ここで、過労自殺に関する判例をご紹介します。
判例 電通事件（最高二判平成12年3月24日民集54巻3号1155頁 労判779号13頁）
事案の概要
労働者Ｘは、平成2年4月1日に会社Ｙに入社した。会社Ｙでは、従業員が長時間にわたり残業を行うことが恒常的に見られ、三六協定上の各労働日の残業時間又は各月の合計残業時間の上限を超える残業時間を申告する者も相当数存在していた。
労働者Ｘは、徹夜を含めた長時間労働が続き、うつ病に罹患し、不可解な言動をするようになったが、上司はＸに休息を与える等の措置をとらなかった。
労働者Ｘは平成3年8月に会社業のイベントの後に自殺をした。
判旨の概要
「使用者は、その雇用する労働者に従事させる業務を定めてこれを管理するに際し、業務の遂行に伴う疲労や心理的負荷等が過度に蓄積して労働者の心身の健康を損なうことがないよう注意する義務を負うと解するのが相当であり、使用者に代わって労働者に対し業務上の指揮監督を行う権限を有する者は、使用者の右注意義務の内容に従って、その権限を行使すべきである。」
と判示した上で、労働者Ｘの上司は、労働者Ｘが恒常的に著しく長時間にわたり業務に従事していること及びそれにより健康状態が悪化していることを認識していたにもかかわらず、その負担を軽減させる措置を講じなかったことに過失があるとして、会社に民事上の責任がることを明確にしました。
なお、この事件での1億6800万円を会社が遺族に支払うことで和解が成立したようです。
このように、現代では長時間労働の放置は、企業にとって致命傷となりかねません。
各企業は、再度自社の労働時間の状況を確認し、必要に応じて、労働時間削減に向けた取り組みを実施すべきです。
以下では、労働時間削減に向けた取り組みとして残業の許可制についてご紹介します。
残業の許可制とは
残業の許可制とは、残業をする場合には、残業時間や、行う業務内容とその業務をしなければならない理由を記載させ、従業員に残業を行う前に提出させる制度です。
残業の原因の一つとして、従業員が緊急性・必要性に乏しい仕事を長々と続けていることが考えられます。
中には、残業代を得たいがために残業している従業員もいるかもしれませんが、仕事の優先順位が分かっておらず、緊急性も必要性もない仕事を勘違いして残業してしまっている従業員もいます。
こうした残業を防ぐ方策として、残業を許可制にする方法があります。
残業・休日勤務届
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残業許可制の就業規則の例
下記は、残業許可制の就業規則の一例です。
1 会社は、業務の都合により、第〇条の所定労働時間を超えて労働させることがある。
2 従業員が、時間外労働をする場合には、事前に所属長に業務の内容及びその必要性を記載した書面を提出し、許可を得なければならない。従業員が、会社の許可なく時間外労働を行った場合、当該業務の実施に該当する部分の通常賃金及び割増賃金は支払わない。
残業の許可制のメリット
本当に残業しなければならない業務であるのか事前に上司が確認することができる
残業を許可制にすることによって、上司がどのような目的で残業をするのか事前に確認することができます。
つまり、上司が残業の必要性を事前に判断でき、不必要な残業の場合は不許可にして帰宅をしてもらうことが可能です。
どの部署で、どのような理由で残業が発生しているのか会社全体で見通せる
従業員に残業理由を申請させることによって、会社側はどのような理由で残業が発生しているか把握することができます。
例えば、ある特定の理由で特定の部署に残業が集中している場合、その部署は人手不足に陥っている可能性があります。
そうすると、採用や配置転換などで人員の補充などを検討できるため、残業の許可制は会社全体のマネジメントのためにも有用です。
時間外労働削減につながる
残業を許可制にした場合、不必要な残業を抑制できるため、時間外労働削減につながります。
また、時間外労働が多くなってきた従業員の心身に配慮し、健康維持を促すこともできます。
例えば、月の前半（1日〜15日）までに残業が多くなっていた場合には、その後の月の後半（16日〜30日）は残業をさせずに早く帰宅してもらうなどの柔軟な対応が可能になります。
業務の優先順位を明確にすることができる
従業員に残業理由の申請をさせることによって、上司が業務の進捗状況等を把握することができます。
極力残業をさせないようにするためには、優先順位の高いものを所定労働時間内にこなしてもらい、それでも優先順位が高いものが残った場合に初めて残業させることで不必要な残業を減らすことができます。
これにより、会社も従業員も、業務の「優先順位」を意識して、双方で優先順位を明確化できるメリットがあります。
生産性の向上にもつながる
残業を許可制にすると、従業員の立場としても、極力残業申請しないように心がけることも多いと思います。
なぜなら、残業の申請をするということは、所定労働時間内に仕事が終わらなかったということを示すことになり、会社によっては「仕事が遅い」というマイナス評価をされる可能性があるからです。
そうすると、従業員もできる限り所定労働時間内に仕事を終わらせるための工夫をすることが期待され、生産性の向上にもつながります。
残業の許可制のデメリット
許可制の周知をしなければいけない
残業の許可制は、基本的に就業規則等で周知すべきです。
なぜなら、残業代の請求事案で従業員側から「許可制であることを知らなかった」や、「会社は許可制を採用していない」などの主張がされることが考えられ、その際、制度を周知していなかった場合には従業員側の主張が認められてしまう可能性があるからです。
また、制度の周知をしっかり行うことによって、従業員に制度を浸透させることが期待できます。
申請許可などの事務負担が増す
毎日誰かが残業をするような会社では、毎回申請の許可や不許可の判断をしなければなりません。
そうすると、管理者は申請判断の事務負担が増してしまうといえます。
従業員から不満が出る可能性
残業が多い会社では、従業員がその都度申請をしなければいけないため、手間がかかることが予想されます。
従業員によっては、その手間に関して不満を持つ方もいらっしゃると考えられます。
従業員から残業の事前申請はおかしいと言われたら？
従業員から残業の事前申請がおかしいと言われた場合、残業の事前申請の目的やメリットを十分説明して納得してもらうように努めてください。
例えば、「残業の事前申請は、不必要な残業かどうか判断するために必要なもので、長時間労働を抑制するメリットがあるから、従業員のためのものでもある。」などの説明の仕方が考えられます。
以上で解説しているとおり、残業の事前申請はおかしい制度ではありませんし、執筆者はメリットが多いためむしろ推奨しています。
従業員から残業の事前申請がおかしいと言われても、堂々とした態度で、制度を導入している理由などを説明しましょう。
残業の許可制を導入するにあたっての注意
残業の許可制を実施するにあたっては、上記のような就業規則の規定は必要ですが、規定を作成するだけでは不十分です。
実際に、許可がなければ、残業は絶対に許さないという姿勢で臨まなければなりません。
会社に無許可で残業をしている状況を黙認しているような状況があれば、黙示の業務指示があったとして、残業代の発生が認められる可能性があるからです。
この点、神代学園ミューズ音楽院事件（東京高裁平成17年3月30日労判905号72頁）では、残業禁止命令が発せられた以降の残業に対する残業代の支払いの可否が争われました。
この事案では、会社が従業員に対し、朝礼などの機会や中間管理職を通じる等して、繰り返し残業を禁止する旨の業務命令を発し、残務がある場合には役職者に引き継ぐことを命じるなど、残業の禁止命令を徹底して行っていたため、この命令に反して行われた残業代については支払う義務はないと判断されています。
なぜ残業代を請求されたら弁護士に依頼すべきか？は以下をご覧ください。
残業の許可制についてよくあるQA
残業を断る社員は違法ですか？
違法というわけではありませんが、正当な理由がなく残業を拒否した場合には、業務命令違反となる可能性があります。
雇用契約の内容で残業することが想定されている場合、会社の残業の業務命令を拒否することは、理由によっては業務命令違反という扱いになります。
指導や注意をしても改善されなかった場合には、懲戒処分の対象になり得ます。
拒否できる正当な理由とは、例えば、育児介護休業法による残業の制限などの法律上の拒否事由や、健康上の理由などが考えられます。
わざと残業をするのは違法ですか？
違法というわけではありませんが、場合によっては人事評価でマイナス評価をされても仕方ないといえます。
残業の必要性がないにもかかわらず、わざと残業する従業員には、一定の改善指導をすべきです。
改善指導を行っても改善がされない場合には、会社としては人事評価においてマイナス評価をして更なる改善を促すことになります。
わざと残業をして残業代を稼ぐということを防ぐためにも、許可制を導入して統制をすべきだと考えます。
まとめ
本記事では、残業の許可制の意義や導入にあたっての注意点などを解説してきました。
残業の許可制を導入することによって、万が一従業員から多額の残業代を請求された時に、大幅に減額できる反論の武器にできる可能性があります。
正しく運用するためには、一定の法律知識も必要になりますので、これから導入を検討されている会社は、一度専門家である弁護士に相談すべきです。
デイライト法律事務所には労働問題に注力している労働事件チームがあります。
残業の許可制に関してお困りの方は、是非一度弊所にご相談ください。
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